Записи, переносы и отмены через чат

Чтобы создать, перенести или отменить запись простой просьбой, назовите Maya клиента и новое время; она подготовит изменение в виде карточки, и по умолчанию ничего не произойдёт, пока вы не нажмёте «Одобрить». Расписание съедает время на телефоне: в опросе MGMA Stat в марте 2026 года среди 294 руководителей медицинских практик 31% назвали запись пациентов самой трудоёмкой телефонной задачей своих сотрудников. С заказами всё так же: создайте заказ, отметьте его оплаченным или доставленным, добавьте заметку. Одного Maya не делает: она не пишет клиенту; этим занимаются ваши ИИ-сотрудники и ваша команда.

Maya работает ИИ-бизнес-менеджером внутри Entagl. Она общается с вами, владельцем, в приложении, голосом или в WhatsApp. Это руководство посвящено учётной стороне её работы: записям, заказам и клиентам.

Что Maya умеет делать с записями, заказами и клиентами?

Краткий список есть на странице Maya. Подробнее:

Задача	Попробуйте сказать	Как это применяется
Найти клиента	«Покажи всё по Саре Кая.»	Только чтение: профиль, заметки, записи, заказы и разговоры
Записать	«Запиши Сару на чистку во вторник в 11.»	Карточка на ваше одобрение
Перенести	«Перенеси запись Сары на четверг на 3 часа дня.»	Карточка со старым и новым временем
Подтвердить, отменить или отметить итог	«Отметь вчерашнюю запись на 4 часа дня как неявку.»	Карточка со сменой статуса
Добавить или изменить клиента	«Добавь Айше Демир, +90 555 000 0000, как нового лида.»	Карточка
Заметки о клиенте	«Заметка по Саре: предпочитает утренние часы.»	Карточка
Создать заказ	«Новый заказ для Али: две коробки фирменной смеси.»	Карточка с позициями и итоговой суммой
Обновить заказ	«Отметь заказ 1042 как доставленный.»	Карточка; изменение добавляется в хронологию заказа
Напомнить кому-то	«Напомни Дениз в пятницу в 10 перезвонить Саре.»	Ставится сразу, без карточки

Такие карточки работают по умолчанию. Если вы переключили свою Maya в режим «Просто сделай» (в приложении «Обход»), изменения записей, заказов и клиентов применяются без карточки, кроме WhatsApp и случаев, когда Maya прочитала что-либо в интернете: там каждое изменение по-прежнему ждёт вашего нажатия.

Статусы записей берутся из вашего календаря: ожидает, подтверждена, ожидает завершения, завершена, отменена или неявка. Прошедшая запись, которую никто не отметил завершённой в течение 48 часов, автоматически становится неявкой. Заказы отслеживают оплату (ожидает или оплачен, с оплаченной суммой) и доставку (не выполнен, отправлен, доставлен, отменён или не удался). Имена и номер телефона выше приведены для примера.

Как работает перенос записи, шаг за шагом?

Вы просите. «Перенеси запись Сары на четверг на 3 часа дня.» Если у вас две Сары, добавьте услугу или текущую дату, чтобы Maya выбрала нужную запись.
Maya находит её в вашем календаре и готовит изменение.
Вы видите карточку со старым и новым временем. В приложении можно нажать «Одобрить», «Отклонить» или «Редактировать». В WhatsApp она приходит как «Needs your OK» с кнопками Approve, Not now и Details.
Вы одобряете. Если в настройках календаря включено «Использовать структурированную доступность» (по умолчанию выключено), новое время в этот момент сверяется с вашими свободными окнами. Если кто-то уже занял это окно, изменение останавливается с пометкой «окно недоступно», а не создаёт двойную запись.
Готово. Календарь в приложении обновляется, и если вы отправляете события записей в свои системы через вебхук, они тоже получают изменение.
Сара ничего не услышит от Maya. Сообщите ей сами или поручите это команде.

Для новой записи нужны три вещи: имя клиента, номер телефона, дата и время. Если номер телефона совпадает с существующим клиентом, запись привязывается к его карточке. О правилах, которые не дают ИИ предлагать время, которого у вас нет, читайте в материале о том, как должна работать запись через ИИ.

Почему Maya не пишет вашим клиентам?

Потому что она работает на вас, а у ваших клиентов уже есть с кем поговорить. Ваши ИИ-сотрудники отвечают в Instagram, WhatsApp, в чате на сайте и по телефону; ваша команда подключается, когда разговору нужен человек. Maya настраивает то, как они работают. Она не может ответить в переписке с клиентом, отправить сообщение, поставить ИИ на паузу в одном чате или забрать чат себе и назначить его кому-то.

Такое разделение сохраняет в каждом разговоре с клиентом один голос, а ассистент, с которым вы ведёте бизнес, не может сам по себе начать общаться с вашими клиентами. Запрос на запись в 9 вечера по-прежнему принимает ваш ИИ-сотрудник (почему это важно, показывает наш материал о сборе заявок в нерабочее время). А Maya берёт на себя изменение, которое пришло вам в голову в 9 вечера, и готовит его к вашему одобрению.

Когда вы всё же хотите обратиться к клиентам массово, например отправлять напоминания перед визитами или запустить рассылку в WhatsApp, Maya готовит черновик, и он всегда ждёт вашего нажатия, какой бы режим одобрения вы ни выбрали. Об этом рассказывает материал Рассылки в WhatsApp, напоминания и списки обзвона, которые ждут вашего одобрения.

Какие напоминания обходятся без карточки одобрения?

Напоминания для вас и вашей команды. Вы сами просите напомнить, так что карточка лишь добавила бы лишнее нажатие.

Привязанные к клиенту, записи или разговору: «Напомни мне в следующий вторник в 10 позвонить Саре насчёт её результатов.» Оно приходит вам, одному или нескольким коллегам в виде уведомления в приложении и push-уведомления. Оно также появляется на вкладке «Напоминания» в ваших уведомлениях, где его можно отложить или закрыть.
Общие: «Напомни мне в пятницу в 10 позвонить поставщику.» Такое напоминание возвращается в ваш чат с Maya в указанное время вместе с уведомлением.

Почти половина владельцев каждую неделю сама занимается расписанием. В опросе Censuswide среди 251 владельца бизнеса в США для Time etc 45% сказали, что в обычную неделю сами занимаются управлением расписанием.

Что стоит знать, прежде чем на это полагаться?

Честный список:

Отменяйте, а не удаляйте, если хотите сохранить запись. Удаление убирает запись совсем; отмена сохраняет её, так что она по-прежнему учитывается, когда вы спрашиваете Maya о своих показателях.
Удаление клиента необратимо. Карточка стирается вместе с тем, что ваши ИИ-сотрудники запомнили об этом человеке, так что делайте это, только если действительно этого хотите.
Для заказа нужны клиент и хотя бы одна позиция.
Без структурированной доступности запись создаётся на то время, которое вы попросили. Проверяйте пересечения в календаре сами.
В WhatsApp изменения заказов (новые заказы, отметки об оплате или доставке, заметки к заказам), а также удаление записи или клиента открывают страницу проверки в вебе вместо кнопки в одно нажатие.
Сообщения клиентам Maya никогда не отправляет. Для этого используйте свои входящие.

Отмечать состоявшиеся визиты и отмены по мере того, как они происходят, выгодно и в будущем: они превращаются в числа, которые Maya может посчитать, когда вы спросите, сколько записей пришло на этой неделе.

Хотите перенести следующую запись одной фразой? Напишите Maya в WhatsApp и попробуйте.

FAQ

Сообщат ли моему клиенту, когда Maya перенесёт его запись?

Не Maya. Она меняет запись в вашем календаре (по умолчанию после вашего одобрения) и ничего не отправляет клиенту. Сообщите ему сами или попросите об этом команду.

Может ли Maya запретить моему ИИ отвечать одному клиенту?

Нет. Поставить ИИ на паузу в одном разговоре можно прямо в этом разговоре во входящих. Maya может включать и выключать ответы ИИ для целого канала, а это другая настройка.

Может ли Maya записать на уже занятое окно?

Если включено «Использовать структурированную доступность», то нет: запись проверяется в момент одобрения и останавливается, если окно уже занято. Если эта настройка выключена, запись создаётся так, как вы попросили, поэтому проверяйте пересечения.

Может ли моя команда управлять записями через Maya?

Да, если у них есть доступ к Maya. Владелец, администраторы и любой участник команды с правом доступа к Maya могут просить об изменениях, а напоминания можно назначать одному или нескольким коллегам.

Создавайте, переносите и отменяйте записи простой просьбой