Κλείσε, μετάφερε και ακύρωσε ραντεβού από το chat

Για να κλείσεις, να μεταφέρεις ή να ακυρώσεις ένα ραντεβού απλώς ζητώντας το, πες στη Maya τον πελάτη και τη νέα ώρα· ετοιμάζει την αλλαγή ως κάρτα και, από προεπιλογή, τίποτα δεν γίνεται μέχρι να πατήσεις Έγκριση. Ο προγραμματισμός τρώει χρόνο στο τηλέφωνο: σε μια δημοσκόπηση MGMA Stat του Μαρτίου 2026 σε 294 υπεύθυνους ιατρείων, το 31% ανέφερε τον προγραμματισμό ραντεβού ως την τηλεφωνική εργασία που τρώει τον περισσότερο χρόνο του προσωπικού του. Οι παραγγελίες δουλεύουν με τον ίδιο τρόπο: δημιουργείς μία, τη σημειώνεις ως εξοφλημένη ή παραδομένη ή προσθέτεις μια σημείωση. Αυτό που η Maya δεν θα κάνει είναι να στείλει μήνυμα στον πελάτη· αυτό το αναλαμβάνουν οι AI υπάλληλοί σου και η ομάδα σου.

Η Maya είναι η AI διαχειρίστρια επιχείρησης μέσα στο Entagl. Μιλά με σένα, τον ιδιοκτήτη, στην εφαρμογή, με τη φωνή ή στο WhatsApp. Αυτός ο οδηγός καλύπτει την πλευρά της δουλειάς της που αφορά τα αρχεία: κρατήσεις, παραγγελίες και πελάτες.

Τι μπορεί να κάνει η Maya με κρατήσεις, παραγγελίες και πελάτες;

Η σελίδα της Maya έχει τη σύντομη λίστα. Πιο αναλυτικά:

Δουλειά	Δοκίμασε να πεις	Πώς εφαρμόζεται
Εύρεση πελάτη	«Δείξε μου τα πάντα για τη Sara Kaya.»	Μόνο ανάγνωση: προφίλ, σημειώσεις, κρατήσεις, παραγγελίες και συνομιλίες
Κράτηση	«Κλείσε στη Sara καθαρισμό την Τρίτη στις 11.»	Μια κάρτα για να την εγκρίνεις
Μεταφορά	«Μετάφερε το ραντεβού της Sara την Πέμπτη στις 3.»	Μια κάρτα με την παλιά και τη νέα ώρα
Επιβεβαίωση, ακύρωση ή σημείωση αποτελέσματος	«Σημείωσε το χθεσινό στις 4 μ.μ. ως "δεν προσήλθε".»	Μια κάρτα με την αλλαγή κατάστασης
Προσθήκη ή επεξεργασία πελάτη	«Πρόσθεσε την Ayşe Demir, +90 555 000 0000, ως νέο υποψήφιο πελάτη.»	Μια κάρτα
Σημειώσεις πελάτη	«Σημείωση για τη Sara: προτιμά πρωινές ώρες.»	Μια κάρτα
Δημιουργία παραγγελίας	«Νέα παραγγελία για τον Ali: δύο κιβώτια από το χαρμάνι του σπιτιού.»	Μια κάρτα με τα είδη και το σύνολο
Ενημέρωση παραγγελίας	«Σημείωσε την παραγγελία 1042 ως παραδομένη.»	Μια κάρτα· η αλλαγή προστίθεται στο χρονολόγιο της παραγγελίας
Υπενθύμιση σε κάποιον	«Θύμισε στον Deniz την Παρασκευή στις 10 να ξανακαλέσει τη Sara.»	Ορίζεται αμέσως, χωρίς κάρτα

Αυτές οι κάρτες είναι η προεπιλογή. Αν έχεις γυρίσει τη δική σου Maya στο «Απλώς κάν’ το» («Παράκαμψη» στην εφαρμογή), οι αλλαγές σε κρατήσεις, παραγγελίες και πελάτες εφαρμόζονται χωρίς κάρτα, εκτός από το WhatsApp ή από τη στιγμή που η Maya διαβάσει οτιδήποτε στο web, όπου κάθε αλλαγή περιμένει και πάλι το πάτημά σου.

Οι καταστάσεις των ραντεβού ακολουθούν το ημερολόγιό σου: σε εκκρεμότητα, επιβεβαιωμένο, αναμένει ολοκλήρωση, ολοκληρωμένο, ακυρωμένο ή δεν προσήλθε. Ένα ραντεβού που πέρασε και δεν το σημειώνει κανείς ως ολοκληρωμένο μέσα σε 48 ώρες γίνεται αυτόματα «δεν προσήλθε». Οι παραγγελίες παρακολουθούν την πληρωμή (σε εκκρεμότητα ή εξοφλημένη, με το ποσό που πληρώθηκε) και την παράδοση (μη εκτελεσμένη, απεσταλμένη, παραδομένη, ακυρωμένη ή αποτυχημένη). Τα ονόματα και ο αριθμός τηλεφώνου παραπάνω είναι παραδείγματα.

Πώς γίνεται η μεταφορά ενός ραντεβού, βήμα βήμα;

Ζητάς. «Μετάφερε το ραντεβού της Sara την Πέμπτη στις 3.» Αν έχεις δύο Sara, πρόσθεσε την υπηρεσία ή την τωρινή ημερομηνία για να διαλέξει η Maya τη σωστή κράτηση.
Η Maya το βρίσκει στο ημερολόγιό σου και ετοιμάζει την αλλαγή.
Βλέπεις μια κάρτα με την παλιά και τη νέα ώρα. Στην εφαρμογή μπορείς να πατήσεις Έγκριση, Απόρριψη ή Επεξεργασία. Στο WhatsApp έρχεται ως «Χρειάζεται το OK σου» με κουμπιά Έγκριση, Όχι τώρα και Λεπτομέρειες.
Εγκρίνεις. Αν είναι ενεργή η «Χρήση δομημένης διαθεσιμότητας» (ανενεργή από προεπιλογή) στις ρυθμίσεις του ημερολογίου σου, η νέα ώρα ελέγχεται απέναντι στα ελεύθερα slots σου εκείνη τη στιγμή. Αν κάποιος πήρε το slot στο μεταξύ, η αλλαγή σταματά με μια σημείωση «το slot δεν είναι διαθέσιμο» αντί να δημιουργήσει διπλή κράτηση.
Έγινε. Το ημερολόγιο στην εφαρμογή ενημερώνεται, και αν στέλνεις συμβάντα κρατήσεων στα δικά σου συστήματα μέσω webhook, παίρνουν κι αυτά την αλλαγή.
Η Sara δεν ακούει τίποτα από τη Maya. Ενημέρωσέ τη εσύ ή βάλε την ομάδα σου να το κάνει.

Για μια κράτηση από την αρχή χρειάζονται τρία πράγματα: το όνομα του πελάτη, ένας αριθμός τηλεφώνου και η ημερομηνία και ώρα. Αν ο αριθμός τηλεφώνου ταιριάζει με υπάρχοντα πελάτη, η κράτηση συνδέεται με την καρτέλα του. Για τους κανόνες που εμποδίζουν ένα AI να προσφέρει ώρες που δεν έχεις, δες το πώς πρέπει να λειτουργεί η κράτηση ραντεβού με AI.

Γιατί η Maya δεν στέλνει μηνύματα στους πελάτες σου;

Γιατί δουλεύει για σένα, και οι πελάτες σου έχουν ήδη κάποιον να μιλήσουν. Οι AI υπάλληλοί σου απαντούν στο Instagram, στο WhatsApp, στο chat της ιστοσελίδας σου και στο τηλέφωνο· η ομάδα σου μπαίνει όταν μια συνομιλία χρειάζεται άνθρωπο. Η Maya ρυθμίζει πώς δουλεύουν. Δεν μπορεί να απαντήσει σε μια συνομιλία πελάτη, να στείλει μήνυμα, να σταματήσει το AI σε μία συνομιλία ή να αναλάβει μια συνομιλία και να την αναθέσει.

Αυτός ο διαχωρισμός κρατά μία φωνή σε κάθε συνομιλία με πελάτη, και σημαίνει ότι ο βοηθός με τον οποίο διοικείς την επιχείρηση δεν μπορεί να αρχίσει να μιλά στους πελάτες σου από μόνος του. Ο AI υπάλληλός σου εξακολουθεί να παίρνει το αίτημα κράτησης των 9 το βράδυ (το άρθρο μας για την καταγραφή υποψήφιων πελατών εκτός ωραρίου δείχνει γιατί έχει σημασία). Η Maya χειρίζεται την αλλαγή που σκέφτεσαι εσύ στις 9 το βράδυ, έτοιμη για το OK σου.

Όταν θέλεις όντως να φτάσεις μαζικά σε πελάτες, για παράδειγμα με μηνύματα υπενθύμισης πριν από τα ραντεβού ή με μια καμπάνια WhatsApp, η Maya ετοιμάζει το σχέδιο και αυτό περιμένει πάντα το πάτημά σου, όποια λειτουργία έγκρισης κι αν έχεις διαλέξει. Αυτό το καλύπτει το άρθρο Καμπάνιες WhatsApp, υπενθυμίσεις και λίστες κλήσεων που περιμένουν το OK σου.

Ποιες υπενθυμίσεις δεν περνούν από κάρτα έγκρισης;

Οι υπενθυμίσεις για σένα και την ομάδα σου. Εσύ ζητάς να σου θυμίσει κάτι, οπότε μια κάρτα θα πρόσθετε απλώς ένα πάτημα.

Συνδεδεμένες με πελάτη, κράτηση ή συνομιλία: «Θύμισέ μου την επόμενη Τρίτη στις 10 να πάρω τη Sara για τα αποτελέσματά της.» Πηγαίνει σε σένα, σε έναν συνεργάτη ή σε περισσότερους, και φτάνει ως ειδοποίηση μέσα στην εφαρμογή και ως push. Εμφανίζεται επίσης στην καρτέλα «Υπενθυμίσεις» των ειδοποιήσεών σου, όπου μπορείς να την αναβάλεις ή να την κλείσεις.
Γενικές: «Θύμισέ μου την Παρασκευή στις 10 να πάρω τον προμηθευτή.» Αυτή επιστρέφει στη συνομιλία σου με τη Maya εκείνη την ώρα, μαζί με μια ειδοποίηση.

Ο προγραμματισμός είναι εβδομαδιαία δουλειά για σχεδόν τους μισούς ιδιοκτήτες. Σε μια έρευνα της Censuswide σε 251 ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στις ΗΠΑ για λογαριασμό της Time etc, το 45% είπε ότι ασχολείται με τη διαχείριση του προγράμματος σε μια τυπική εβδομάδα.

Τι πρέπει να ξέρεις πριν βασιστείς σε αυτό;

Η ειλικρινής λίστα:

Ακύρωσε αντί να διαγράψεις αν θέλεις να κρατήσεις το αρχείο. Η διαγραφή αφαιρεί την κράτηση· η ακύρωση την κρατά, οπότε εμφανίζεται ακόμη όταν ζητάς από τη Maya τα νούμερά σου.
Η διαγραφή πελάτη είναι οριστική. Η καρτέλα σβήνεται, μαζί με όσα θυμούνταν οι AI υπάλληλοί σου για αυτό το άτομο, οπότε κάν' το μόνο όταν το εννοείς.
Οι παραγγελίες χρειάζονται πελάτη και τουλάχιστον ένα είδος.
Χωρίς δομημένη διαθεσιμότητα, μια κράτηση καταχωρίζεται στην ώρα που ζήτησες. Έλεγξε μόνος σου το ημερολόγιο για συμπτώσεις.
Στο WhatsApp, οι αλλαγές σε παραγγελίες (νέες παραγγελίες, εξοφλημένη ή παραδομένη, σημειώσεις παραγγελίας) και η διαγραφή κράτησης ή πελάτη ανοίγουν σελίδα ελέγχου στο web αντί για κουμπί ενός πατήματος.
Μηνύματα σε πελάτες δεν στέλνει ποτέ η Maya. Γι' αυτό χρησιμοποίησε τα εισερχόμενά σου.

Το να σημειώνεις τις ολοκληρωμένες επισκέψεις και τις ακυρώσεις τη στιγμή που γίνονται αποδίδει αργότερα: γίνονται αριθμοί που η Maya μπορεί να μετρήσει όταν ρωτάς πόσες κρατήσεις έγιναν αυτή την εβδομάδα.

Θέλεις να μεταφέρεις το επόμενο ραντεβού σου με μία πρόταση; Στείλε μήνυμα στη Maya στο WhatsApp και δοκίμασέ το.

FAQ

Θα ενημερωθεί ο πελάτης μου όταν η Maya μεταφέρει το ραντεβού του;

Όχι από τη Maya. Αλλάζει την κράτηση στο ημερολόγιό σου (από προεπιλογή, αφού την εγκρίνεις) και δεν στέλνει τίποτα στον πελάτη. Ενημέρωσέ τον εσύ ή ζήτα από την ομάδα σου να το κάνει.

Μπορεί η Maya να σταματήσει το AI μου από το να απαντά σε έναν πελάτη;

Όχι. Η παύση του AI σε μία συνομιλία γίνεται από εκείνη τη συνομιλία στα εισερχόμενά σου. Η Maya μπορεί να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει τις απαντήσεις AI για ένα ολόκληρο κανάλι, που είναι διαφορετική ρύθμιση.

Μπορεί η Maya να κλείσει ένα slot που είναι ήδη πιασμένο;

Αν είναι ενεργή η «Χρήση δομημένης διαθεσιμότητας», όχι: η κράτηση ελέγχεται τη στιγμή που την εγκρίνεις και σταματά αν το slot έχει φύγει. Αν είναι ανενεργή, η κράτηση καταχωρίζεται όπως ζητήθηκε, οπότε έλεγξε για συμπτώσεις.

Μπορεί η ομάδα μου να διαχειρίζεται κρατήσεις μέσω της Maya;

Ναι, αν έχουν πρόσβαση στη Maya. Ο ιδιοκτήτης, οι διαχειριστές και κάθε μέλος της ομάδας με το δικαίωμα Maya μπορούν να ζητούν αλλαγές, και οι υπενθυμίσεις μπορούν να ανατεθούν σε έναν ή περισσότερους συνεργάτες.

Κλείσε, μετάφερε και ακύρωσε ραντεβού απλώς ζητώντας το