Réserver, déplacer, annuler un rendez-vous par chat

Pour réserver, déplacer ou annuler un rendez-vous simplement en le demandant, indiquez à Maya le client et le nouvel horaire ; elle prépare la modification sous forme de fiche et, par défaut, rien ne se passe tant que vous n'avez pas appuyé sur Approuver. La planification dévore le temps passé au téléphone : dans un sondage MGMA Stat de mars 2026 mené auprès de 294 dirigeants de cabinets médicaux, 31 % citaient la prise de rendez-vous comme la tâche téléphonique la plus chronophage pour leur personnel. Les commandes fonctionnent de la même façon : créez-en une, marquez-la comme payée ou livrée, ou ajoutez une note. Ce que Maya ne fera pas, c'est écrire au client ; vos employés IA et votre équipe s'en chargent.

Maya est la manager IA intégrée à Entagl. Elle vous parle, à vous le propriétaire, dans l'application, à la voix ou sur WhatsApp. Ce guide couvre le volet « dossiers » de son travail : réservations, commandes et clients.

Que peut faire Maya avec les réservations, les commandes et les clients ?

La page Maya en donne la liste courte. Plus en détail :

Tâche	Essayez de dire	Comment elle s'applique
Trouver un client	« Montrez-moi tout sur Sara Kaya. »	Lecture seule : profil, notes, réservations, commandes et conversations
Réserver	« Réservez un détartrage pour Sara mardi à 11 h. »	Une fiche à approuver
Reprogrammer	« Déplacez le rendez-vous de Sara à jeudi, 3 h de l'après-midi. »	Une fiche qui montre l'ancien et le nouvel horaire
Confirmer, annuler ou noter l'issue	« Marquez le rendez-vous d'hier à 4 h de l'après-midi comme absent. »	Une fiche avec le changement de statut
Ajouter ou modifier un client	« Ajoutez Ayşe Demir, +90 555 000 0000, comme nouveau prospect. »	Une fiche
Notes client	« Note sur Sara : préfère les créneaux du matin. »	Une fiche
Créer une commande	« Nouvelle commande pour Ali : deux caisses du mélange maison. »	Une fiche avec les lignes de commande et le total
Mettre à jour une commande	« Marquez la commande 1042 comme livrée. »	Une fiche ; la modification est ajoutée à l'historique de la commande
Faire un rappel à quelqu'un	« Rappelez à Deniz vendredi à 10 h de rappeler Sara. »	Programmé tout de suite, sans fiche

Ces fiches sont le réglage par défaut. Si vous avez passé votre propre Maya en mode « Faites-le directement » (Direct dans l'application), les modifications de réservations, de commandes et de clients s'appliquent sans fiche, sauf sur WhatsApp ou dès que Maya a lu quoi que ce soit sur le web : là, chaque modification attend toujours que vous appuyiez sur un bouton.

Les statuts des rendez-vous suivent votre agenda : en attente, confirmé, en attente de clôture, terminé, annulé ou absent. Un rendez-vous passé que personne ne marque comme terminé dans les 48 heures devient automatiquement une absence. Les commandes suivent le paiement (en attente ou payé, avec le montant payé) et la livraison (non exécutée, expédiée, livrée, annulée ou échouée). Les noms et le numéro de téléphone ci-dessus sont des exemples.

Comment se passe le déplacement d'un rendez-vous, étape par étape ?

Vous demandez. « Déplacez le rendez-vous de Sara à jeudi, 3 h de l'après-midi. » Si vous avez deux Sara, ajoutez le service ou la date actuelle pour que Maya choisisse la bonne réservation.
Maya le trouve dans votre agenda et prépare la modification.
Vous voyez une fiche avec l'ancien horaire et le nouveau. Dans l'application, vous pouvez Approuver, Rejeter ou Modifier. Sur WhatsApp, elle arrive sous la forme « Needs your OK » avec les boutons Approve, Not now et Details.
Vous approuvez. Si « Utiliser la disponibilité structurée » (désactivé par défaut) est activé dans les paramètres de votre agenda, le nouvel horaire est vérifié par rapport à vos créneaux libres à ce moment-là. Si quelqu'un a pris le créneau entre-temps, la modification s'arrête avec une note « créneau indisponible » au lieu de créer une double réservation.
C'est fait. L'agenda de l'application se met à jour, et si vous envoyez les événements de réservation à vos propres systèmes par webhook, ils reçoivent aussi la modification.
Sara n'a aucune nouvelle de Maya. Prévenez-la vous-même, ou demandez à votre équipe de le faire.

Une réservation à partir de zéro demande trois choses : le nom du client, un numéro de téléphone, et la date et l'heure. Si le numéro de téléphone correspond à un client existant, la réservation est liée à sa fiche. Pour les règles qui empêchent une IA de proposer des créneaux que vous n'avez pas, consultez comment la prise de rendez-vous par IA devrait fonctionner.

Pourquoi Maya n'écrit-elle pas à vos clients ?

Parce qu'elle travaille pour vous, et que vos clients ont déjà quelqu'un à qui parler. Vos employés IA répondent sur Instagram, WhatsApp, le chat de votre site et au téléphone ; votre équipe prend le relais quand une conversation a besoin d'une personne. Maya règle leur façon de travailler. Elle ne peut pas répondre dans une conversation client, envoyer un message, mettre l'IA en pause sur une conversation, ni reprendre une conversation et l'attribuer.

Cette séparation garde une seule voix dans chaque conversation client, et elle garantit que l'assistant avec lequel vous gérez l'entreprise ne peut pas se mettre à parler à vos clients de lui-même. Votre employé IA prend toujours la demande de réservation de 9 h du soir (notre article sur la capture de prospects en dehors des horaires montre pourquoi c'est important). Maya, elle, s'occupe de la modification à laquelle vous pensez à 9 h du soir, prête pour votre accord.

Quand vous voulez vraiment toucher vos clients en masse, comme des messages de rappel avant les rendez-vous ou une campagne WhatsApp, Maya en rédige le brouillon et celui-ci attend toujours que vous appuyiez sur un bouton, quel que soit le mode d'approbation choisi. C'est expliqué dans Campagnes WhatsApp, rappels et listes d'appels qui attendent votre accord.

Quels rappels se passent de la fiche d'approbation ?

Les rappels pour vous et votre équipe. C'est vous qui demandez à être prévenu, donc une fiche n'ajouterait qu'un geste de plus.

Liés à un client, une réservation ou une conversation : « Rappelez-moi mardi prochain à 10 h d'appeler Sara au sujet de ses résultats. » Le rappel vous est adressé, ou à un ou plusieurs collaborateurs, et arrive sous forme de notification dans l'application et de notification push. Il apparaît aussi dans l'onglet Rappels de vos notifications, où vous pouvez le reporter ou le fermer.
Généraux : « Rappelez-moi vendredi à 10 h d'appeler le fournisseur. » Celui-ci revient dans votre conversation avec Maya à l'heure prévue, avec une notification.

La planification est une tâche hebdomadaire pour près de la moitié des dirigeants. Dans une enquête Censuswide menée auprès de 251 dirigeants d'entreprises américaines pour Time etc, 45 % déclaraient gérer des plannings au cours d'une semaine type.

Que faut-il savoir avant de compter dessus ?

La liste honnête :

Annulez plutôt que supprimer si vous voulez garder la trace. Supprimer efface la réservation ; annuler la conserve, et elle apparaît toujours quand vous demandez vos chiffres à Maya.
Supprimer un client est définitif. La fiche est effacée, avec ce que vos employés IA avaient retenu sur cette personne, alors ne le faites que si c'est vraiment voulu.
Les commandes ont besoin d'un client et d'au moins un article.
Sans la disponibilité structurée, une réservation est enregistrée à l'heure demandée. Vérifiez vous-même les conflits dans l'agenda.
Sur WhatsApp, les modifications de commandes (nouvelles commandes, payées ou livrées, notes de commande) et la suppression d'une réservation ou d'un client ouvrent une page de vérification sur le web au lieu d'un bouton à un seul geste.
Les messages aux clients ne sont jamais envoyés par Maya. Utilisez votre messagerie pour cela.

Marquer les visites terminées et les annulations au fil de l'eau paie plus tard : elles deviennent des chiffres que Maya peut compter quand vous demandez combien de réservations sont arrivées cette semaine.

Envie de déplacer votre prochain rendez-vous en une phrase ? Écrivez à Maya sur WhatsApp et essayez.

FAQ

Mon client sera-t-il prévenu quand Maya déplace son rendez-vous ?

Pas par Maya. Elle modifie la réservation dans votre agenda (par défaut, après votre approbation) et n'envoie rien au client. Prévenez-le vous-même ou demandez à votre équipe de le faire.

Maya peut-elle empêcher mon IA de répondre à un client ?

Non. Mettre l'IA en pause sur une conversation se fait depuis cette conversation, dans votre messagerie. Maya peut activer ou désactiver les réponses IA pour un canal entier, ce qui est un autre réglage.

Maya peut-elle réserver un créneau déjà pris ?

Si « Utiliser la disponibilité structurée » est activé, non : la réservation est vérifiée au moment où vous l'approuvez et s'arrête si le créneau n'est plus libre. Si ce réglage est désactivé, la réservation est enregistrée telle que demandée, alors vérifiez les conflits.

Mon équipe peut-elle gérer les réservations via Maya ?

Oui, si ses membres ont accès à Maya. Le propriétaire, les administrateurs et tout membre de l'équipe qui a le privilège Maya peuvent demander des modifications, et les rappels peuvent être attribués à un ou plusieurs collaborateurs.

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