Reserva, mueve y cancela citas por chat

Para reservar, mover o cancelar una cita con solo pedirlo, dile a Maya el cliente y la nueva hora; ella prepara el cambio como una tarjeta y, por defecto, no pasa nada hasta que tocas Aprobar. Agendar se come el tiempo al teléfono: en una encuesta MGMA Stat de marzo de 2026 a 294 responsables de consultas médicas, el 31% señaló la programación de citas como la tarea telefónica que más tiempo le quita a su personal. Los pedidos funcionan igual: crea uno, márcalo como pagado o entregado, o añade una nota. Lo que Maya no hará es escribir al cliente; de eso se encargan tus empleados de IA y tu equipo.

Maya es la gestora de negocio con IA de Entagl. Habla contigo, el propietario, en la app, por voz o por WhatsApp. Esta guía cubre la parte de registros de su trabajo: reservas, pedidos y clientes.

¿Qué puede hacer Maya con reservas, pedidos y clientes?

La página de Maya tiene la lista corta. Con más detalle:

Tarea	Prueba a decir	Cómo se aplica
Encontrar un cliente	«Muéstrame todo sobre Sara Kaya.»	Solo lectura: perfil, notas, reservas, pedidos y conversaciones
Reservar	«Reserva a Sara una limpieza el martes a las 11:00.»	Una tarjeta para que la apruebes
Reprogramar	«Cambia la cita de Sara al jueves a las 15:00.»	Una tarjeta con la hora antigua y la nueva
Confirmar, cancelar o marcar el resultado	«Marca la cita de ayer a las 16:00 como no asistió.»	Una tarjeta con el cambio de estado
Añadir o editar un cliente	«Añade a Ayşe Demir, +90 555 000 0000, como nuevo contacto potencial.»	Una tarjeta
Notas de cliente	«Nota sobre Sara: prefiere horarios de mañana.»	Una tarjeta
Crear un pedido	«Nuevo pedido para Ali: dos cajas de la mezcla de la casa.»	Una tarjeta con los artículos y el total
Actualizar un pedido	«Marca el pedido 1042 como entregado.»	Una tarjeta; el cambio se añade al historial del pedido
Recordarle algo a alguien	«Recuérdale a Deniz el viernes a las 10:00 que vuelva a llamar a Sara.»	Se programa al momento, sin tarjeta

Esas tarjetas son lo predeterminado. Si has pasado tu propia Maya a «Hazlo directamente» (Directo en la app), los cambios de reservas, pedidos y clientes se aplican sin tarjeta, salvo en WhatsApp o una vez que Maya ha leído cualquier cosa en la web, donde todos los cambios siguen esperando tu toque.

Los estados de las citas siguen a tu calendario: pendiente, confirmada, pendiente de completar, completada, cancelada o no asistió. Una cita pasada que nadie marque como completada en 48 horas pasa automáticamente a no asistió. Los pedidos registran el pago (pendiente o pagado, con el importe pagado) y la entrega (sin cumplir, enviado, entregado, cancelado o fallido). Los nombres y el número de teléfono de arriba son ejemplos.

¿Cómo se mueve una cita, paso a paso?

Lo pides. «Cambia la cita de Sara al jueves a las 15:00.» Si tienes dos Saras, añade el servicio o la fecha actual para que Maya elija la reserva correcta.
Maya la encuentra en tu calendario y prepara el cambio.
Ves una tarjeta con la hora antigua y la nueva. En la app puedes Aprobar, Rechazar o Editar. En WhatsApp llega como «Necesita tu aprobación» con los botones Aprobar, Ahora no y Detalles.
Lo apruebas. Si «Usar disponibilidad estructurada» (desactivado por defecto) está activado en los ajustes de tu calendario, la nueva hora se comprueba contra tus huecos libres en ese momento. Si alguien ocupó el hueco mientras tanto, el cambio se detiene con una nota de «hueco no disponible» en lugar de crear una reserva doble.
Listo. El calendario de la app se actualiza y, si envías los eventos de reservas a tus propios sistemas por webhook, también reciben el cambio.
Sara no recibe nada de Maya. Avísale tú o pídele a tu equipo que lo haga.

Para reservar desde cero hacen falta tres cosas: el nombre del cliente, un número de teléfono y la fecha y la hora. Si el número de teléfono coincide con un cliente existente, la reserva se vincula a su ficha. Para las reglas que evitan que una IA ofrezca horas que no tienes, consulta cómo debería funcionar la reserva de citas con IA.

¿Por qué Maya no escribe a tus clientes?

Porque trabaja para ti, y tus clientes ya tienen con quién hablar. Tus empleados de IA responden en Instagram, WhatsApp, el chat de tu web y el teléfono; tu equipo interviene cuando un chat necesita a una persona. Maya configura cómo trabajan. No puede responder en una conversación con un cliente, enviar un mensaje, pausar la IA en un chat concreto ni tomar el control de un chat y asignarlo.

Esa separación mantiene una sola voz en cada conversación con un cliente, y significa que el asistente con el que llevas el negocio no puede ponerse a hablar con tus clientes por su cuenta. Tu empleado de IA sigue atendiendo la solicitud de reserva de las 21:00 (nuestro artículo sobre captación de leads fuera de horario explica por qué importa). Maya se ocupa del cambio que se te ocurre a las 21:00, listo para tu visto bueno.

Cuando sí quieres llegar a muchos clientes a la vez, como con mensajes de recordatorio antes de las citas o una campaña de WhatsApp, Maya lo redacta y siempre espera tu toque, sea cual sea el modo de aprobación que hayas elegido. Lo explicamos en Campañas de WhatsApp, recordatorios y listas de llamadas que esperan tu visto bueno.

¿Qué recordatorios se saltan la tarjeta de aprobación?

Los recordatorios para ti y tu equipo. Eres tú quien pide que te lo recuerden, así que una tarjeta solo añadiría un toque más.

Vinculados a un cliente, una reserva o una conversación: «Recuérdame el martes que viene a las 10:00 que llame a Sara por sus resultados.» Te llega a ti, a un compañero o a varios, como notificación en la app y notificación push. También aparece en la pestaña Recordatorios de tus notificaciones, donde se puede posponer o cerrar.
Generales: «Recuérdame el viernes a las 10:00 que llame al proveedor.» Este vuelve a tu chat con Maya a esa hora, con una notificación.

Programar citas es trabajo semanal para casi la mitad de los propietarios. En una encuesta de Censuswide a 251 propietarios de negocios de EE. UU. para Time etc, el 45% dijo que gestiona la agenda en una semana típica.

¿Qué deberías saber antes de confiar en ello?

La lista, con franqueza:

Cancela en lugar de eliminar si quieres conservar el registro. Eliminar borra la reserva; cancelarla la conserva, así que sigue apareciendo cuando le pides a Maya tus cifras.
Eliminar un cliente es permanente. La ficha se borra, junto con lo que tus empleados de IA recordaban de esa persona, así que hazlo solo cuando lo tengas claro.
Los pedidos necesitan un cliente y al menos un artículo.
Sin disponibilidad estructurada, una reserva entra a la hora que pediste. Revisa tú el calendario para evitar solapamientos.
En WhatsApp, los cambios en pedidos (pedidos nuevos, pagados o entregados, notas de pedido) y eliminar una reserva o un cliente abren una página de revisión en la web en lugar de un botón de un toque.
Los mensajes a clientes nunca los envía Maya. Usa tu bandeja de entrada para eso.

Marcar las visitas completadas y las cancelaciones en el momento compensa después: se convierten en cifras que Maya puede contar cuando preguntas cuántas reservas entraron esta semana.

¿Quieres mover tu próxima cita en una sola frase? Escríbele a Maya por WhatsApp y pruébalo.

FAQ

¿Se avisará a mi cliente cuando Maya mueva su cita?

Maya no lo hará. Cambia la reserva en tu calendario (por defecto, después de que la apruebes) y no envía nada al cliente. Avísale tú o pídele a tu equipo que lo haga.

¿Puede Maya hacer que mi IA deje de responder a un cliente concreto?

No. La IA se pausa en una conversación desde esa misma conversación en tu bandeja de entrada. Maya puede activar o desactivar las respuestas de IA de un canal entero, que es un ajuste distinto.

¿Puede Maya reservar un hueco que ya está ocupado?

Si «Usar disponibilidad estructurada» está activado, no: la reserva se comprueba cuando la apruebas y se detiene si el hueco ya no está libre. Si está desactivado, la reserva entra tal como la pediste, así que revisa los solapamientos.

¿Mi equipo puede gestionar reservas a través de Maya?

Sí, si tiene acceso a Maya. El propietario, los administradores y cualquier miembro del equipo con el privilegio de Maya pueden pedir cambios, y los recordatorios pueden asignarse a uno o varios compañeros.

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