ИИ-списки дел, напоминания и задачи по расписанию

Maya, ИИ-бизнес-менеджер внутри Entagl, держит ваши списки дел, напоминания и задачи по расписанию в одном месте: скажите «напомни мне в четверг в 10 позвонить поставщику», и дело окажется в списке, с напоминанием, за одно сообщение. Такую работу стоит передать: в опросе Censuswide 2023 года для Time etc среди 251 владельца бизнеса в США административные задачи занимали 36% средней рабочей недели длиной 45,5 часа, а 45% сами вели своё расписание. Ещё она может проверять ваш бизнес по расписанию, например «по будням каждые два часа сообщай мне, если какой-то чат ждёт ответа», и запускать еженедельный обзор, когда вы согласитесь с его стоимостью.

В этом руководстве: что может содержать список, какие напоминания и проверки можно настроить, как работают задачи по расписанию и чего они никогда не делают, а также ограничения.

Что такое список в Maya?

Список принадлежит вам: это простой список дел или небольшая таблица, если нужно больше одной колонки. В колонках могут быть текст, числа, деньги, даты, выбор из вариантов или флажок. Создаётся он по просьбе:

Вы: Создай список «Поставщики» с колонками «Поставщик» и «Цена».

Maya: Готово. Список «Поставщики» с двумя колонками создан.

Вы: Добавь перчатки 120 и маски 85.

Дальше вы работаете с ним обычными словами. Можно:

добавлять до 25 пунктов за раз
отмечать пункты выполненными и отменять последнее изменение в течение 10 минут
редактировать, перемещать и удалять пункты, а удалённый список или пункт восстанавливать в течение 30 дней
откладывать напоминание на час или до завтра
привязывать пункт к клиенту или записи, чтобы «перезвонить по поводу возврата» открывало нужный контакт

Спросите «что у меня на сегодня?» или «что просрочено?», и она покажет это по всем вашим собственным спискам.

Какие напоминания можно настроить?

К каждому пункту можно добавить до пяти напоминаний. Каждое может повторяться так, как на самом деле устроена ваша работа:

Повтор	Пример
Один раз	«Напомни мне в четверг в 10.»
Каждый день или каждый будний день	«Каждый будний день в 9 напоминай мне проверить поступления.»
Выбранные дни недели	«По понедельникам и четвергам в 4 напоминай мне заказать товар.»
День месяца	«1-го числа напоминай мне отправить счета.» Или последний день месяца
Каждые 1, 2, 3, 4, 6, 8 или 12 часов в заданном интервале	«Каждые 2 часа с 9 до 6 напоминай мне заглянуть во входящие.»

Повторяющееся напоминание может работать бессрочно, закончиться в определённую дату или после заданного числа повторов (до 365). Отправка напоминаний ничего не стоит. А просьба настроить напоминание считается обычным сообщением Maya, как и любое другое.

В те утра, когда у вас что-то запланировано, вы также получаете сообщение На сегодня в выбранное вами время (в 8:00, если вы его не измените). Напоминания приходят в приложение Entagl и на телефон в пределах нескольких минут от заданного времени. Проверка, настроенная в WhatsApp, присылает результат в тот же чат WhatsApp. По умолчанию на экране блокировки видно только «У вас есть напоминание», так что пункт вроде «напомнить Ахмету о просроченной оплате» не увидит тот, кто случайно взглянет на ваш телефон. Показ текста можно включить. Если у вас настроены тихие часы, уведомления на телефон и в WhatsApp ждут их окончания.

Что Maya может проверять для вас по расписанию?

Некоторые напоминания на самом деле являются вопросами о вашем бизнесе. Для них у Maya есть готовые проверки, которые смотрят на ваше рабочее пространство по расписанию. Попросите её сообщать только тогда, когда нужны вы, и запуски, в которых сообщать не о чем, пройдут в тишине:

чаты, на которые никто не ответил
чаты, ожидающие человека
отключившийся канал
ответы, которые кто-то отметил как плохие
заканчивающиеся кредиты

Вы: По будням каждые 2 часа с 9 до 6 проверяй неотвеченные чаты и сообщай мне, только если что-то ждёт.

Как и напоминания, проверки ничего не стоят при запуске. Это те же сигналы, что и уведомления в вашей утренней сводке, только по выбранному вами расписанию.

Что такое задача по расписанию и сколько она стоит?

Задача по расписанию идёт на шаг дальше: Maya выполняет часть работы по расписанию и присылает результат. Вы описываете её своими словами:

Вы: Каждый понедельник в 9 подводи итоги записей и заказов за прошлую неделю.

Maya: Вот сколько это будет стоить за запуск и за месяц. Запланировать?

Она называет цену за запуск и за месяц до того, как что-либо будет запланировано, и настраивает задачу только после вашего «да». Затем каждый запуск списывает столько, сколько реально израсходовал. Расходы держат под контролем две защиты: если цена запуска поднимется выше полуторной от согласованной (например, после изменения цен), задача приостанавливается и снова спрашивает вас, а если кредитов не хватает, этот запуск пропускается.

Каждый результат попадает в отдельный приватный чат этой задачи в Maya, с уведомлением в приложении и на телефоне.

Что задача по расписанию может и чего не может, определено жёстко:

Задача по расписанию может	Задача по расписанию не может
Читать вашу статистику, записи, заказы и контакты	Что-либо менять в вашем бизнесе
Читать информацию о бизнесе и ваши списки, включая те, которыми поделились с вами	Писать клиентам
Подводить итоги и давать советы, в том числе по кратким резюме ваших чатов с клиентами	Читать полные переписки, файлы знаний или интернет
Запускаться до одного раза в день	Запускаться каждый час

Задача видит только то, что разрешено видеть вам. Кроме того, каждый раз она начинает с чистого листа: она не видит ваших чатов с Maya и того, что Maya о вас помнит. Так еженедельный отчёт остаётся о цифрах, а не о реплике, которую вы бросили в прошлый вторник.

Если хотите действовать по итогам обзора, попросите Maya в обычном чате, где каждое изменение по-прежнему сначала приходит к вам карточкой одобрения. Об этом рассказывает материал Меняйте ответы ИИ-ассистента одной просьбой.

Может ли ваша команда пользоваться тем же списком?

Да, если вы им поделитесь. Поделиться списком может только тот, кто его создал, и только с коллегами, у которых уже есть доступ к Maya. Каждый коллега получает права Просмотр или Редактирование:

Просмотр: видит список и его пункты.
Редактирование: также может добавлять, изменять, отмечать выполненными и удалять пункты.

Переименовать или удалить список, поделиться им или настроить его напоминания можете только вы. Напоминания из общего списка по-прежнему приходят только вам. По умолчанию списки личные: даже владелец и администраторы рабочего пространства не могут открыть чужой список.

Где можно пользоваться списками?

Спрашивайте о своих списках везде, где вы общаетесь с Maya:

в чате с Maya в вебе и в мобильном приложении Entagl
голосом в приложении, как в материале Управляйте бизнесом голосом (кроме HIPAA-пространств)
текстом в WhatsApp, как в материале Управляйте бизнесом из WhatsApp

В мобильном приложении у списков есть свой экран. Поделиться списком и настроить задачу по расписанию можно в чате или в вебе.

Если вы пользовались прежними отложенными задачами Maya («проверь это ещё раз в пятницу»), они переехали в список под названием Maya checks с теми же напоминаниями. Отложенные задачи, созданные в приватном чате, остались на прежнем месте.

Какие есть ограничения?

Ограничение	Значение
Списков на человека	50
Открытых пунктов в списке	1 000
Пунктов на человека во всех списках	5 000
Колонок в списке	20
Напоминаний, проверок и задач на пункт	5
Активных напоминаний и проверок на человека	50 (200 на всё рабочее пространство)
Людей, с которыми можно поделиться одним списком	20
Задач по расписанию на рабочее пространство (приостановленные тоже считаются)	10

И ещё две вещи. Напоминания приходят близко к заданному времени, а не секунда в секунду. А списки предназначены для ваших собственных дел: если задача касается клиента, привяжите пункт к его контакту, а не копируйте его данные в список.

Попробуйте прямо сейчас. Напишите Maya в WhatsApp и скажите «напомни мне завтра в 10 позвонить поставщику».

FAQ

Расходуют ли напоминания кредиты?

Не при срабатывании. Напоминания, сообщение «На сегодня» и готовые проверки отправляются бесплатно. Настройка через Maya считается обычным сообщением ей. За каждый запуск оплачиваются только задачи по расписанию, и Maya называет цену до того, как запланировать такую задачу.

Может ли Maya что-то менять или писать клиентам в задаче по расписанию?

Нет. Задача по расписанию может только читать ваши данные и давать советы. Она не может менять ваши настройки или писать клиенту. Изменения по-прежнему проходят через ваш обычный чат с Maya в виде карточек одобрения.

Будет ли моя команда получать напоминания из списка, которым я поделился?

Нет. Напоминания из общего списка приходят только тому, кто его создал. Коллеги с правом редактирования могут добавлять пункты и отмечать их выполненными, но напоминания остаются вашими.

Может ли владелец видеть списки команды?

Нет. Список видят только тот, кто его создал, и те, с кем им поделились. Это правило действует и для владельца, и для администраторов рабочего пространства.

Может ли задача по расписанию запускаться каждый час?

Нет. Задачи по расписанию выполняются не чаще раза в день. Чтобы заглядывать во входящие каждый час, используйте проверку: она может запускаться каждые 1, 2, 3, 4, 6, 8 или 12 часов в заданном интервале времени и при запуске ничего не стоит.

Другие руководства по Maya

Источники: Time etc, «The Big Price Of Small Tasks», опрос Censuswide среди 251 предпринимателя в США, с 22 по 28 сентября 2023 года. Детали продукта проверены в ноябре 2026 года.