Agende, Remarque e Cancele Horários pelo Chat

Para marcar, remarcar ou cancelar um horário só pedindo, diga à Maya quem é o cliente e qual é o novo horário; ela prepara a alteração como um cartão e, por padrão, nada acontece até você tocar em Aprovar. A agenda consome tempo de telefone: numa enquete MGMA Stat de março de 2026 com 294 gestores de consultórios médicos, 31% apontaram o agendamento como a tarefa de telefone que mais toma tempo da equipe. Pedidos funcionam do mesmo jeito: crie um, marque como pago ou entregue, ou adicione uma nota. O que a Maya não faz é mandar mensagem para o cliente; isso fica com os seus funcionários de IA e a sua equipe.

A Maya é a gerente de negócios com IA dentro da Entagl. Ela conversa com você, o proprietário, no app, por voz ou no WhatsApp. Este guia cobre a parte de registros do trabalho dela: agendamentos, pedidos e clientes.

O que a Maya faz com agendamentos, pedidos e clientes?

A página da Maya tem a lista curta. Com mais detalhes:

Tarefa	Experimente dizer	Como é aplicado
Encontrar um cliente	"Mostre tudo sobre a Sara Kaya."	Só leitura: perfil, notas, agendamentos, pedidos e conversas
Agendar	"Marque uma limpeza para a Sara na terça às 11h."	Um cartão para você aprovar
Remarcar	"Passe o horário da Sara para quinta às 15h."	Um cartão mostrando o horário antigo e o novo
Confirmar, cancelar ou registrar o resultado	"Marque o das 16h de ontem como não compareceu."	Um cartão com a mudança de status
Adicionar ou editar um cliente	"Adicione Ayşe Demir, +90 555 000 0000, como novo lead."	Um cartão
Notas do cliente	"Nota na Sara: prefere horários de manhã."	Um cartão
Criar um pedido	"Novo pedido para o Ali: duas caixas do blend da casa."	Um cartão com os itens e o total
Atualizar um pedido	"Marque o pedido 1042 como entregue."	Um cartão; a alteração entra na linha do tempo do pedido
Lembrar alguém	"Lembre o Deniz na sexta às 10h de ligar de volta para a Sara."	Definido na hora, sem cartão

Esses cartões são o padrão. Se você colocou a sua própria Maya em "Pode fazer" (Direto no app), as alterações de agendamentos, pedidos e clientes são aplicadas sem cartão, exceto no WhatsApp ou depois que a Maya leu qualquer coisa na web, quando toda alteração continua esperando o seu toque.

Os status dos atendimentos seguem o seu calendário: pendente, confirmado, aguardando conclusão, concluído, cancelado ou não compareceu. Um atendimento passado que ninguém marca como concluído em 48 horas vira "não compareceu" automaticamente. Os pedidos acompanham o pagamento (pendente ou pago, com o valor pago) e a entrega (não processado, enviado, entregue, cancelado ou com falha). Os nomes e o telefone acima são exemplos.

Como funciona remarcar um horário, passo a passo?

Você pede. "Passe o horário da Sara para quinta às 15h." Se você tiver duas Saras, acrescente o serviço ou a data atual para a Maya escolher o agendamento certo.
A Maya encontra o agendamento no seu calendário e prepara a alteração.
Você vê um cartão com o horário antigo e o novo. No app, você pode Aprovar, Rejeitar ou Editar. No WhatsApp, ele chega como "Needs your OK" com os botões Approve, Not now e Details.
Você aprova. Se "Usar disponibilidade estruturada" (desativado por padrão) estiver ativado nas configurações do seu calendário, o novo horário é conferido com os seus horários livres naquele momento. Se alguém tiver ocupado o horário nesse meio-tempo, a alteração para com um aviso de "horário indisponível" em vez de criar um agendamento duplicado.
Está feito. O calendário no app é atualizado e, se você envia eventos de agendamento para os seus próprios sistemas por webhook, eles também recebem a alteração.
A Sara não recebe nada da Maya. Avise você mesmo, ou peça à sua equipe.

Agendar do zero exige três coisas: o nome do cliente, um telefone e a data e o horário. Se o telefone corresponder a um cliente existente, o agendamento é vinculado ao cadastro dele. Para as regras que impedem uma IA de oferecer horários que você não tem, veja como o agendamento com IA deve funcionar.

Por que a Maya não manda mensagem para os seus clientes?

Porque ela trabalha para você, e os seus clientes já têm com quem falar. Os seus funcionários de IA respondem no Instagram, no WhatsApp, no chat do site e no telefone; a sua equipe entra quando uma conversa precisa de uma pessoa. A Maya configura como eles trabalham. Ela não pode responder numa conversa com cliente, enviar uma mensagem, pausar a IA numa conversa nem assumir uma conversa e atribuí-la a alguém.

Essa divisão mantém uma única voz em cada conversa com cliente, e significa que o assistente com que você gerencia o negócio não pode começar a falar com os seus clientes por conta própria. O seu funcionário de IA continua atendendo o pedido de agendamento das 21h (nosso post sobre captação de leads fora do horário mostra por que isso importa). A Maya cuida da alteração que você lembra às 21h, pronta para o seu OK.

Quando você quer falar com clientes em massa, como mensagens de lembrete antes dos atendimentos ou uma campanha de WhatsApp, a Maya prepara o rascunho e ele sempre espera o seu toque, qualquer que seja o modo de aprovação escolhido. Isso está explicado em Campanhas, Lembretes e Listas de Ligação no WhatsApp que Esperam Seu OK.

Quais lembretes pulam o cartão de aprovação?

Lembretes para você e a sua equipe. Você está pedindo para ser lembrado, então um cartão só acrescentaria um toque.

Ligados a um cliente, agendamento ou conversa: "Me lembre na próxima terça às 10h de ligar para a Sara sobre os resultados." Ele vai para você, para um colega ou para vários, e chega como notificação no app e push. Também aparece na aba Lembretes das suas notificações, onde pode ser adiado ou fechado.
Gerais: "Me lembre na sexta às 10h de ligar para o fornecedor." Este volta no seu chat com a Maya na hora marcada, com uma notificação.

Cuidar da agenda é trabalho semanal para quase metade dos donos de negócio. Numa pesquisa da Censuswide com 251 donos de empresas dos EUA para a Time etc, 45% disseram cuidar da gestão de agenda numa semana típica.

O que você precisa saber antes de confiar nisso?

A lista honesta:

Cancele em vez de excluir se quiser manter o registro. Excluir apaga o agendamento; cancelar o mantém, então ele continua aparecendo quando você pede os seus números à Maya.
Excluir um cliente é definitivo. O cadastro é apagado, junto com o que os seus funcionários de IA lembravam sobre essa pessoa, então só faça isso quando tiver certeza.
Pedidos precisam de um cliente e de pelo menos um item.
Sem disponibilidade estruturada, o agendamento entra no horário que você pediu. Confira você mesmo se há conflitos no calendário.
No WhatsApp, alterações de pedidos (pedidos novos, pago ou entregue, notas de pedido) e a exclusão de um agendamento ou cliente abrem uma página de revisão na web em vez de um botão de um toque.
Mensagens para clientes nunca são enviadas pela Maya. Use a sua caixa de entrada para isso.

Marcar visitas concluídas e cancelamentos na hora compensa depois: eles viram números que a Maya consegue contar quando você pergunta quantos agendamentos entraram nesta semana.

Quer remarcar o seu próximo horário com uma frase? Envie uma mensagem para a Maya no WhatsApp e experimente.

FAQ

O meu cliente vai ser avisado quando a Maya remarcar o horário dele?

Não pela Maya. Ela muda o agendamento no seu calendário (por padrão, depois que você aprova) e não envia nada ao cliente. Avise você mesmo ou peça à sua equipe.

A Maya pode impedir a minha IA de responder um cliente?

Não. Pausar a IA numa conversa é feito pela própria conversa na sua caixa de entrada. A Maya pode ligar ou desligar as respostas da IA num canal inteiro, que é outra configuração.

A Maya pode marcar um horário que já está ocupado?

Se "Usar disponibilidade estruturada" estiver ativado, não: o agendamento é conferido quando você aprova e para se o horário não estiver mais livre. Se estiver desativado, o agendamento entra como pedido, então confira se há conflitos.

Minha equipe pode gerenciar agendamentos pela Maya?

Sim, se tiver acesso à Maya. O proprietário, os administradores e qualquer membro da equipe com o privilégio da Maya podem pedir alterações, e os lembretes podem ser atribuídos a um ou vários colegas.

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