Λίστες AI, υπενθυμίσεις, προγραμματισμένες εργασίες

Η Maya, η AI διαχειρίστρια επιχείρησης μέσα στο Entagl, κρατά τις λίστες εργασιών, τις υπενθυμίσεις και τις προγραμματισμένες εργασίες σου σε ένα σημείο: πες «θύμισέ μου την Πέμπτη στις 10 να πάρω τηλέφωνο τον προμηθευτή» και μπαίνει σε μια λίστα, με υπενθύμιση, με ένα μόνο μήνυμα. Αξίζει να το αναθέσεις: σε μια έρευνα της Censuswide για την Time etc το 2023 σε 251 ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στις ΗΠΑ, οι διοικητικές εργασίες έπαιρναν το 36% μιας μέσης εβδομάδας 45.5 ωρών, και το 45% διαχειριζόταν μόνο του το πρόγραμμά του. Μπορεί επίσης να ελέγχει την επιχείρησή σου με πρόγραμμα, όπως «κάθε δύο ώρες τις καθημερινές, πες μου αν περιμένει κάποια συνομιλία», και να τρέχει μια εβδομαδιαία σύνοψη μόλις συμφωνήσεις με το κόστος της.

Αυτός ο οδηγός καλύπτει τι μπορεί να περιέχει μια λίστα, τις υπενθυμίσεις και τους ελέγχους που μπορείς να ορίσεις, πώς λειτουργούν οι προγραμματισμένες εργασίες και τι δεν κάνουν ποτέ, καθώς και τα όρια.

Τι είναι μια λίστα στη Maya;

Μια λίστα είναι δική σου: μια απλή λίστα εργασιών ή ένας μικρός πίνακας όταν χρειάζεσαι περισσότερες από μία στήλες. Οι στήλες μπορούν να περιέχουν κείμενο, αριθμούς, χρηματικά ποσά, ημερομηνίες, μια επιλογή ανάμεσα σε προκαθορισμένες τιμές ή ένα πλαίσιο επιλογής. Τη φτιάχνεις ζητώντας το:

Εσύ: Φτιάξε μια λίστα με το όνομα Προμηθευτές και στήλες Προμηθευτής και Τιμή.

Maya: Έγινε. Η λίστα Προμηθευτές είναι έτοιμη με δύο στήλες.

Εσύ: Πρόσθεσε γάντια 120 και μάσκες 85.

Από εκεί και πέρα δουλεύεις μαζί της με απλά λόγια. Μπορείς:

να προσθέτεις έως 25 στοιχεία τη φορά
να τσεκάρεις στοιχεία ως ολοκληρωμένα και να αναιρείς την τελευταία σου αλλαγή μέσα σε 10 λεπτά
να επεξεργάζεσαι, να μετακινείς ή να διαγράφεις στοιχεία, και να επαναφέρεις μια λίστα ή ένα στοιχείο που διέγραψες μέσα σε 30 ημέρες
να αναβάλλεις μια υπενθύμιση για μία ώρα ή για αύριο
να συνδέεις ένα στοιχείο με έναν πελάτη ή μια κράτηση, ώστε το «πάρε τηλέφωνο για την επιστροφή χρημάτων» να ανοίγει τη σωστή επαφή

Ρώτα «τι έχω για σήμερα;» ή «τι έχει καθυστερήσει;» και σου τα δείχνει από όλες τις δικές σου λίστες.

Τι υπενθυμίσεις μπορείς να ορίσεις;

Κάθε στοιχείο μπορεί να έχει έως πέντε υπενθυμίσεις. Η καθεμία μπορεί να επαναλαμβάνεται με τον ρυθμό που ακολουθεί πραγματικά η δουλειά σου:

Επανάληψη	Παράδειγμα
Μία φορά	«Θύμισέ μου την Πέμπτη στις 10.»
Κάθε μέρα ή κάθε καθημερινή	«Κάθε καθημερινή στις 9, θύμισέ μου να ελέγξω τις προκαταβολές.»
Επιλεγμένες μέρες της εβδομάδας	«Κάθε Δευτέρα και Πέμπτη στις 4, θύμισέ μου να παραγγείλω απόθεμα.»
Μια μέρα του μήνα	«Την 1η, θύμισέ μου να στείλω τιμολόγια.» Ή την τελευταία μέρα του μήνα
Κάθε 1, 2, 3, 4, 6, 8 ή 12 ώρες, μέσα σε ένα χρονικό παράθυρο	«Κάθε 2 ώρες από τις 9 ως τις 6, θύμισέ μου να κοιτάξω τα εισερχόμενα.»

Μια επαναλαμβανόμενη υπενθύμιση μπορεί να τρέχει χωρίς τέλος, να σταματά σε μια ημερομηνία ή να σταματά μετά από ορισμένο αριθμό επαναλήψεων (έως 365). Οι υπενθυμίσεις δεν κοστίζουν τίποτα όταν στέλνονται. Το να ζητήσεις από τη Maya να ορίσει μία είναι ένα κανονικό μήνυμα προς αυτήν, όπως κάθε άλλο.

Τα πρωινά που κάτι έχει προθεσμία εκείνη τη μέρα, παίρνεις επίσης ένα μήνυμα Για σήμερα, την ώρα που διαλέγεις (στις 8:00, αν δεν την αλλάξεις). Οι υπενθυμίσεις φτάνουν στην εφαρμογή Entagl και στο κινητό σου, μέσα σε λίγα λεπτά από την ώρα που όρισες. Ένας έλεγχος που ορίζεις στο WhatsApp σού στέλνει τα αποτελέσματα σε εκείνη τη συνομιλία του WhatsApp. Από προεπιλογή, η οθόνη κλειδώματος γράφει μόνο «Έχετε μια υπενθύμιση», οπότε ένα στοιχείο της λίστας όπως «κυνήγα την καθυστερημένη πληρωμή του Ahmet» δεν φαίνεται σε όποιον ρίξει μια ματιά στο κινητό σου. Μπορείς να επιλέξεις να εμφανίζεται το κείμενο. Αν έχεις ορίσει ώρες ησυχίας, οι ειδοποιήσεις στο κινητό και στο WhatsApp περιμένουν μέχρι να τελειώσουν.

Τι μπορεί να ελέγχει η Maya για σένα με πρόγραμμα;

Κάποιες υπενθυμίσεις είναι στην ουσία ερωτήσεις για την επιχείρησή σου. Για αυτές, η Maya έχει έτοιμους ελέγχους που κοιτάζουν τον χώρο εργασίας σου με πρόγραμμα. Ζήτα της να σου γράφει μόνο όταν κάτι χρειάζεται εσένα, και οι εκτελέσεις που δεν έχουν κάτι να αναφέρουν μένουν σιωπηλές:

συνομιλίες που δεν έχει απαντήσει κανείς
συνομιλίες που περιμένουν άνθρωπο
ένα κανάλι που αποσυνδέθηκε
απαντήσεις που κάποιος σημείωσε ως κακές
μονάδες που τελειώνουν

Εσύ: Κάθε 2 ώρες από τις 9 ως τις 6 τις καθημερινές, έλεγχε για αναπάντητες συνομιλίες και πες μου μόνο αν κάτι περιμένει.

Όπως και οι υπενθυμίσεις, οι έλεγχοι δεν κοστίζουν τίποτα όταν τρέχουν. Είναι τα ίδια σήματα με τις ειδοποιήσεις της πρωινής σου ενημέρωσης, αλλά με ένα πρόγραμμα που διαλέγεις εσύ.

Τι είναι μια προγραμματισμένη εργασία και πόσο κοστίζει;

Μια προγραμματισμένη εργασία πάει ένα βήμα παραπέρα: η Maya κάνει ένα κομμάτι δουλειάς με πρόγραμμα και σου αναφέρει τι βρήκε. Την περιγράφεις με δικά σου λόγια:

Εσύ: Κάθε Δευτέρα στις 9, κάνε μου μια σύνοψη των κρατήσεων και των παραγγελιών της προηγούμενης εβδομάδας.

Maya: Ορίστε πόσο θα κοστίζει ανά εκτέλεση και ανά μήνα. Να το προγραμματίσω;

Σου λέει την τιμή ανά εκτέλεση και ανά μήνα πριν προγραμματιστεί οτιδήποτε, και τη ρυθμίζει μόνο αφού πεις ναι. Μετά, κάθε εκτέλεση χρεώνει ό,τι χρησιμοποίησε πραγματικά. Δύο δικλίδες την κρατούν υπό έλεγχο: αν η τιμή μιας εκτέλεσης ανέβει πάνω από μιάμιση φορά όσο συμφώνησες (μετά από μια αλλαγή τιμών, για παράδειγμα), η εργασία μπαίνει σε παύση και σε ρωτά ξανά, και αν δεν σου φτάνουν οι μονάδες, εκείνη η εκτέλεση παραλείπεται.

Κάθε αποτέλεσμα φτάνει σε μια ιδιωτική συνομιλία στη Maya, ξεχωριστή για κάθε εργασία, με ειδοποίηση στην εφαρμογή και στο κινητό σου.

Τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει μια προγραμματισμένη εργασία είναι καθορισμένο:

Μια προγραμματισμένη εργασία μπορεί	Μια προγραμματισμένη εργασία δεν μπορεί
Να διαβάζει τα στατιστικά, τις κρατήσεις, τις παραγγελίες και τις επαφές σου	Να αλλάξει οτιδήποτε στην επιχείρησή σου
Να διαβάζει τις πληροφορίες της επιχείρησής σου και τις λίστες σου, και όσες έχουν κοινοποιηθεί σε σένα	Να στείλει μήνυμα σε πελάτη
Να συνοψίζει και να προτείνει, και με βάση συνόψεις των συνομιλιών με τους πελάτες σου	Να διαβάσει ολόκληρες συνομιλίες, αρχεία γνώσης ή το web
Να τρέχει έως μία φορά την ημέρα	Να τρέχει κάθε ώρα

Μια εργασία βλέπει μόνο όσα επιτρέπεται να βλέπεις εσύ. Επίσης ξεκινά από την αρχή κάθε φορά: δεν βλέπει τις συνομιλίες σου με τη Maya ούτε όσα θυμάται για σένα. Έτσι μια εβδομαδιαία αναφορά μένει στους αριθμούς και όχι σε κάτι που είπες στο πέρασμα την περασμένη Τρίτη.

Αν προτιμάς να κάνεις κάτι με βάση όσα λέει η σύνοψη, ζήτα το από τη Maya στην κανονική σου συνομιλία, όπου κάθε αλλαγή έρχεται και πάλι πρώτα σε σένα ως κάρτα έγκρισης. Το καλύπτουμε στο άλλαξε τον τρόπο που απαντά ο AI βοηθός σου, απλώς ζητώντας το.

Μπορεί η ομάδα σου να χρησιμοποιεί την ίδια λίστα;

Ναι, αν την κοινοποιήσεις. Μόνο όποιος έφτιαξε μια λίστα μπορεί να την κοινοποιήσει, και μόνο σε συνεργάτες που έχουν ήδη πρόσβαση στη Maya. Κάθε συνεργάτης παίρνει Προβολή ή Επεξεργασία:

Προβολή: βλέπει τη λίστα και τα στοιχεία της.
Επεξεργασία: μπορεί επίσης να προσθέτει, να αλλάζει, να τσεκάρει και να διαγράφει στοιχεία.

Μόνο εσύ μπορείς να μετονομάσεις, να διαγράψεις ή να κοινοποιήσεις τη λίστα, ή να ορίσεις τις υπενθυμίσεις της. Οι υπενθυμίσεις σε μια κοινή λίστα πηγαίνουν και πάλι μόνο σε σένα. Οι λίστες μένουν ιδιωτικές από προεπιλογή: ακόμη και ο ιδιοκτήτης και οι διαχειριστές του χώρου εργασίας δεν μπορούν να ανοίξουν τη λίστα κάποιου άλλου.

Πού μπορείς να χρησιμοποιείς τις λίστες;

Ρώτα για τις λίστες σου όπου κι αν μιλάς με τη Maya:

στη συνομιλία με τη Maya στο web και στην εφαρμογή Entagl για κινητό
με τη φωνή σου στην εφαρμογή, όπως στο διαχειρίσου την επιχείρησή σου με τη φωνή σου (όχι σε χώρους εργασίας HIPAA)
με γραπτά μηνύματα στο WhatsApp, όπως στο διαχειρίσου την επιχείρησή σου από το WhatsApp

Η εφαρμογή για κινητό δείχνει τις λίστες σου σε δική τους οθόνη. Η κοινοποίηση μιας λίστας και η ρύθμιση μιας προγραμματισμένης εργασίας γίνονται στη συνομιλία ή στο web.

Αν χρησιμοποιούσες τα παλαιότερα follow-up της Maya («έλεγξέ το ξανά την Παρασκευή»), έχουν μεταφερθεί σε μια λίστα με το όνομα Maya checks, με τις ίδιες υπενθυμίσεις. Τα follow-up που φτιάχτηκαν σε ιδιωτική συνομιλία μένουν εκεί που ήταν.

Ποια είναι τα όρια;

Όριο	Τιμή
Λίστες ανά άτομο	50
Ανοιχτά στοιχεία ανά λίστα	1,000
Στοιχεία ανά άτομο, σε όλες τις λίστες	5,000
Στήλες ανά λίστα	20
Υπενθυμίσεις, έλεγχοι και εργασίες ανά στοιχείο	5
Ενεργές υπενθυμίσεις και έλεγχοι ανά άτομο	50 (200 για ολόκληρο τον χώρο εργασίας)
Άτομα με τα οποία μπορεί να κοινοποιηθεί μία λίστα	20
Προγραμματισμένες εργασίες ανά χώρο εργασίας (μετράνε και όσες είναι σε παύση)	10

Δύο ακόμη πράγματα να ξέρεις. Οι υπενθυμίσεις φτάνουν κοντά στην ώρα που όρισες, όχι στο δευτερόλεπτο. Και οι λίστες κρατούν τη δική σου δουλειά: όταν κάτι που έχεις να κάνεις αφορά έναν πελάτη, σύνδεσε το στοιχείο με την επαφή του αντί να περάσεις τις πληροφορίες του στη λίστα.

Δοκίμασέ το τώρα. Στείλε μήνυμα στη Maya στο WhatsApp και πες «θύμισέ μου αύριο στις 10 να πάρω τηλέφωνο τον προμηθευτή».

FAQ

Κοστίζουν μονάδες οι υπενθυμίσεις;

Όχι όταν τρέχουν. Οι υπενθυμίσεις, το μήνυμα «Για σήμερα» και οι έτοιμοι έλεγχοι στέλνονται χωρίς κόστος. Η ρύθμιση μίας μέσω της Maya είναι ένα κανονικό μήνυμα προς αυτήν. Οι προγραμματισμένες εργασίες είναι οι μόνες που χρεώνονται ανά εκτέλεση, και η Maya σου λέει την τιμή πριν προγραμματίσει μία.

Μπορεί η Maya να αλλάξει πράγματα ή να στείλει μήνυμα σε πελάτες μέσα από μια προγραμματισμένη εργασία;

Όχι. Μια προγραμματισμένη εργασία μπορεί μόνο να διαβάζει τα δεδομένα σου και να προτείνει. Δεν μπορεί να αλλάξει τις ρυθμίσεις σου ούτε να στείλει μήνυμα σε πελάτη. Οι αλλαγές περνούν και πάλι από την κανονική σου συνομιλία με τη Maya, ως κάρτες έγκρισης.

Θα παίρνει η ομάδα μου τις υπενθυμίσεις μιας λίστας που της κοινοποιώ;

Όχι. Οι υπενθυμίσεις σε μια κοινή λίστα πηγαίνουν μόνο σε όποιον την έφτιαξε. Οι συνεργάτες με δικαίωμα επεξεργασίας μπορούν να προσθέτουν και να τσεκάρουν στοιχεία, αλλά οι υπενθυμίσεις μένουν δικές σου.

Μπορώ να βλέπω τις λίστες της ομάδας μου ως ιδιοκτήτης;

Όχι. Μια λίστα φαίνεται μόνο σε όποιον την έφτιαξε και σε όσους την κοινοποιεί. Αυτό ισχύει και για τον ιδιοκτήτη και τους διαχειριστές του χώρου εργασίας.

Μπορεί μια προγραμματισμένη εργασία να τρέχει κάθε ώρα;

Όχι. Οι προγραμματισμένες εργασίες τρέχουν το πολύ μία φορά την ημέρα. Για μια ωριαία ματιά στα εισερχόμενά σου, χρησιμοποίησε έναν έλεγχο: μπορεί να τρέχει κάθε 1, 2, 3, 4, 6, 8 ή 12 ώρες μέσα σε ένα χρονικό παράθυρο, και δεν κοστίζει τίποτα όταν τρέχει.

Περισσότεροι οδηγοί για τη Maya

Πηγές: Time etc, "The Big Price Of Small Tasks", έρευνα της Censuswide σε 251 επιχειρηματίες στις ΗΠΑ, 22 έως 28 Σεπτεμβρίου 2023. Τα στοιχεία του προϊόντος ελέγχθηκαν τον Νοέμβριο του 2026.