Termine per Chat buchen, verschieben, absagen

Um einen Termin zu buchen, zu verschieben oder abzusagen, indem du einfach fragst, nennst du Maya den Kunden und die neue Zeit; sie bereitet die Änderung als Karte vor, und standardmäßig passiert nichts, bis du auf Genehmigen tippst. Terminplanung frisst Telefonzeit: In einer MGMA-Stat-Umfrage vom März 2026 unter 294 Leitungen medizinischer Praxen nannten 31 % die Terminvergabe als die zeitaufwendigste Telefonaufgabe ihres Personals. Bestellungen funktionieren genauso: anlegen, als bezahlt oder geliefert markieren oder eine Notiz hinzufügen. Was Maya nicht tut, ist dem Kunden zu schreiben; das übernehmen deine KI-Mitarbeiter und dein Team.

Maya ist die KI-Business-Managerin in Entagl. Sie spricht mit dir, dem Inhaber, in der App, per Sprache oder auf WhatsApp. Dieser Leitfaden behandelt die Datenseite ihrer Arbeit: Buchungen, Bestellungen und Kunden.

Was kann Maya mit Buchungen, Bestellungen und Kunden machen?

Die Maya-Seite hat die Kurzliste. Ausführlicher:

Aufgabe	Sag zum Beispiel	Wie es umgesetzt wird
Einen Kunden finden	"Zeig mir alles zu Sara Kaya."	Nur lesend: Profil, Notizen, Buchungen, Bestellungen und Gespräche
Buchen	"Buch Sara für eine Reinigung am Dienstag um 11."	Eine Karte, die du freigibst
Verschieben	"Verschieb Saras Termin auf Donnerstag um 3."	Eine Karte mit alter und neuer Zeit
Bestätigen, absagen oder das Ergebnis eintragen	"Markier den Termin gestern um 4 Uhr nachmittags als nicht erschienen."	Eine Karte mit der Statusänderung
Einen Kunden anlegen oder bearbeiten	"Leg Ayşe Demir, +90 555 000 0000, als neuen Lead an."	Eine Karte
Kundennotizen	"Notiz zu Sara: bevorzugt Termine am Vormittag."	Eine Karte
Eine Bestellung anlegen	"Neue Bestellung für Ali: zwei Kisten der Hausmischung."	Eine Karte mit den Positionen und der Summe
Eine Bestellung aktualisieren	"Markier Bestellung 1042 als geliefert."	Eine Karte; die Änderung landet im Verlauf der Bestellung
Jemanden erinnern	"Erinner Deniz am Freitag um 10, Sara zurückzurufen."	Sofort eingerichtet, ohne Karte

Diese Karten sind der Standard. Hast du deine eigene Maya auf "Mach einfach" umgestellt ("Direkt" in der App), werden Änderungen an Buchungen, Bestellungen und Kunden ohne Karte übernommen, außer auf WhatsApp oder sobald Maya irgendetwas im Web gelesen hat, denn dann wartet jede Änderung weiterhin auf deinen Tipp.

Terminstatus folgen deinem Kalender: ausstehend, bestätigt, Abschluss ausstehend, abgeschlossen, storniert oder nicht erschienen. Ein vergangener Termin, den niemand innerhalb von 48 Stunden als abgeschlossen markiert, wird automatisch zu "nicht erschienen". Bestellungen erfassen die Zahlung (ausstehend oder bezahlt, mit dem bezahlten Betrag) und die Lieferung (nicht ausgeführt, versendet, geliefert, storniert oder fehlgeschlagen). Die Namen und die Telefonnummer oben sind Beispiele.

Wie funktioniert das Verschieben eines Termins, Schritt für Schritt?

Du fragst. "Verschieb Saras Termin auf Donnerstag um 3." Hast du zwei Saras, nenn die Leistung oder das aktuelle Datum, damit Maya die richtige Buchung erwischt.
Maya findet ihn in deinem Kalender und bereitet die Änderung vor.
Du siehst eine Karte mit der alten und der neuen Zeit. In der App kannst du Genehmigen, Ablehnen oder Bearbeiten wählen. Auf WhatsApp kommt sie als "Needs your OK" mit den Buttons Approve, Not now und Details.
Du gibst frei. Ist in deinen Kalendereinstellungen "Strukturierte Verfügbarkeit verwenden" eingeschaltet (standardmäßig aus), wird die neue Zeit in diesem Moment mit deinen freien Slots abgeglichen. Hat jemand den Slot inzwischen belegt, stoppt die Änderung mit dem Hinweis, dass der Slot nicht verfügbar ist, statt eine Doppelbuchung anzulegen.
Erledigt. Der Kalender in der App aktualisiert sich, und wenn du Buchungsereignisse per Webhook an deine eigenen Systeme schickst, bekommen auch sie die Änderung.
Sara hört nichts von Maya. Sag es ihr selbst oder lass dein Team das übernehmen.

Für eine ganz neue Buchung braucht es drei Dinge: den Namen des Kunden, eine Telefonnummer sowie Datum und Uhrzeit. Passt die Telefonnummer zu einem bestehenden Kunden, wird die Buchung mit seinem Datensatz verknüpft. Die Regeln, die verhindern, dass eine KI Zeiten anbietet, die du gar nicht hast, findest du unter wie KI-Terminbuchung funktionieren sollte.

Warum schreibt Maya deinen Kunden nicht?

Weil sie für dich arbeitet und deine Kunden schon jemanden zum Reden haben. Deine KI-Mitarbeiter antworten auf Instagram, WhatsApp, in deinem Website-Chat und am Telefon; dein Team springt ein, wenn ein Chat einen Menschen braucht. Maya legt fest, wie sie arbeiten. Sie kann nicht in einem Kundengespräch antworten, keine Nachricht verschicken, die KI in einem einzelnen Chat nicht pausieren und einen Chat weder übernehmen noch zuweisen.

Diese Trennung sorgt für eine einzige Stimme in jedem Kundengespräch, und sie bedeutet, dass die Assistentin, mit der du dein Unternehmen führst, nicht von sich aus anfangen kann, mit deinen Kunden zu reden. Dein KI-Mitarbeiter nimmt weiterhin die Buchungsanfrage um 9 Uhr abends an (warum das wichtig ist, zeigt unser Beitrag zur Lead-Erfassung außerhalb der Geschäftszeiten). Maya kümmert sich um die Änderung, die dir um 9 Uhr abends einfällt, bereit für dein OK.

Wenn du Kunden tatsächlich gesammelt erreichen willst, etwa mit Erinnerungsnachrichten vor Terminen oder einer WhatsApp-Kampagne, entwirft Maya das, und es wartet immer auf deinen Tipp, egal welchen Freigabemodus du gewählt hast. Das behandelt WhatsApp-Kampagnen, Erinnerungen und Anruflisten, die auf dein OK warten.

Welche Erinnerungen überspringen die Freigabekarte?

Erinnerungen für dich und dein Team. Du bittest ja selbst darum, erinnert zu werden, eine Karte würde also nur einen Tipp mehr bedeuten.

Verknüpft mit einem Kunden, einer Buchung oder einem Gespräch: "Erinner mich nächsten Dienstag um 10, Sara wegen ihrer Ergebnisse anzurufen." Sie geht an dich, an ein Teammitglied oder an mehrere und kommt als In-App- und Push-Benachrichtigung. Außerdem erscheint sie im Tab "Erinnerungen" deiner Benachrichtigungen, wo du sie zurückstellen oder schließen kannst.
Allgemein: "Erinner mich Freitag um 10, den Lieferanten anzurufen." Diese kommt zur gewünschten Zeit in deinem Maya-Chat zurück, mit einer Benachrichtigung.

Terminplanung ist für fast die Hälfte der Inhaber wöchentliche Arbeit. In einer Censuswide-Umfrage unter 251 Unternehmern in den USA im Auftrag von Time etc gaben 45 % an, sich in einer typischen Woche um die Terminverwaltung zu kümmern.

Was solltest du wissen, bevor du dich darauf verlässt?

Die ehrliche Liste:

Absagen statt löschen, wenn der Datensatz erhalten bleiben soll. Löschen entfernt die Buchung; Absagen behält sie, sodass sie weiterhin auftaucht, wenn du Maya nach deinen Zahlen fragst.
Einen Kunden zu löschen ist endgültig. Der Datensatz wird gelöscht, zusammen mit dem, was sich deine KI-Mitarbeiter über diese Person gemerkt haben, also tu es nur, wenn du es wirklich willst.
Bestellungen brauchen einen Kunden und mindestens einen Artikel.
Ohne strukturierte Verfügbarkeit wird eine Buchung zu der Zeit eingetragen, die du genannt hast. Prüf den Kalender selbst auf Überschneidungen.
Auf WhatsApp öffnen Bestellungsänderungen (neue Bestellungen, bezahlt oder geliefert, Bestellnotizen) und das Löschen einer Buchung oder eines Kunden eine Prüfseite im Web statt eines Buttons mit einem Tipp.
Nachrichten an Kunden verschickt Maya nie. Dafür nutzt du deinen Posteingang.

Erledigte Besuche und Absagen gleich einzutragen zahlt sich später aus: Daraus werden Zahlen, die Maya zählen kann, wenn du fragst, wie viele Buchungen diese Woche hereinkamen.

Willst du deinen nächsten Termin mit einem Satz verschieben? Schreib Maya auf WhatsApp und probier es aus.

FAQ

Erfährt mein Kunde davon, wenn Maya seinen Termin verschiebt?

Nicht von Maya. Sie ändert die Buchung in deinem Kalender (standardmäßig, nachdem du sie freigegeben hast) und schickt dem Kunden nichts. Gib ihm selbst Bescheid oder bitte dein Team darum.

Kann Maya meine KI bei einem einzelnen Kunden stoppen?

Nein. Die KI in einem einzelnen Gespräch pausierst du direkt in diesem Gespräch in deinem Posteingang. Maya kann KI-Antworten für einen ganzen Kanal ein- oder ausschalten, das ist eine andere Einstellung.

Kann Maya einen Slot buchen, der schon belegt ist?

Wenn "Strukturierte Verfügbarkeit verwenden" eingeschaltet ist, nein: Die Buchung wird bei deiner Freigabe geprüft und stoppt, wenn der Slot weg ist. Ist es ausgeschaltet, wird die Buchung wie gewünscht eingetragen, also prüf selbst auf Überschneidungen.

Kann mein Team Buchungen über Maya verwalten?

Ja, wenn die Personen Zugriff auf Maya haben. Der Inhaber, Admins und jedes Teammitglied mit der Berechtigung für Maya können Änderungen anfragen, und Erinnerungen lassen sich einem oder mehreren Teammitgliedern zuweisen.

Termine buchen, verschieben und absagen, indem du einfach fragst