Randevuları Sohbetle Oluşturun, Taşıyın, İptal Edin

Bir randevuyu sadece isteyerek oluşturmak, taşımak veya iptal etmek için Maya'ya müşteriyi ve yeni saati söyleyin; Maya değişikliği bir kart olarak hazırlar ve varsayılan olarak siz Onayla'ya dokunana kadar hiçbir şey olmaz. Randevu planlamak telefonda çok vakit alır: Mart 2026 tarihli bir MGMA Stat anketinde 294 sağlık kuruluşu yöneticisinin %31'i, ekiplerinin telefonda en çok vakit harcadığı işin randevu planlama olduğunu söyledi. Siparişler de aynı şekilde işler: sipariş oluşturun, ödendi veya teslim edildi olarak işaretleyin ya da not ekleyin. Maya'nın yapmayacağı şey ise müşteriye mesaj göndermektir; bunu AI çalışanlarınız ve ekibiniz yapar.

Maya, Entagl'ın içindeki AI işletme yöneticisidir. İşletme sahibi olarak sizinle uygulamada, sesli olarak veya WhatsApp'ta konuşur. Bu rehber, işinin kayıt tarafını ele alıyor: randevular, siparişler ve müşteriler.

Maya randevular, siparişler ve müşterilerle neler yapabilir?

Kısa liste Maya sayfasında. Daha ayrıntılı hâli:

İş	Şöyle deneyin	Nasıl uygulanır
Müşteri bulma	"Sara Kaya ile ilgili her şeyi göster."	Yalnızca okuma: profil, notlar, randevular, siparişler ve konuşmalar
Randevu oluşturma	"Sara'ya salı saat 11'e temizlik randevusu oluştur."	Onaylamanız için bir kart
Saat değiştirme	"Sara'nın randevusunu perşembe saat 3'e al."	Eski ve yeni saati gösteren bir kart
Onaylama, iptal etme veya sonucu işaretleme	"Dün öğleden sonra 4'teki randevuyu gelmedi olarak işaretle."	Durum değişikliğini gösteren bir kart
Müşteri ekleme veya düzenleme	"Ayşe Demir'i, +90 555 000 0000, yeni potansiyel müşteri olarak ekle."	Bir kart
Müşteri notları	"Sara'ya not ekle: sabah saatlerini tercih ediyor."	Bir kart
Sipariş oluşturma	"Ali için yeni sipariş: iki koli ev harmanı."	Kalemleri ve toplamı gösteren bir kart
Sipariş güncelleme	"1042 numaralı siparişi teslim edildi olarak işaretle."	Bir kart; değişiklik siparişin zaman çizelgesine eklenir
Birine hatırlatma	"Cuma saat 10'da Deniz'e Sara'yı geri aramasını hatırlat."	Kart olmadan hemen kurulur

Varsayılan olarak bu kartlar gelir. Kendi Maya'nızı "Doğrudan yap" moduna (uygulamada Atlama modu) aldıysanız randevu, sipariş ve müşteri değişiklikleri kart olmadan uygulanır. WhatsApp'ta ya da Maya web'de herhangi bir şey okuduktan sonra ise her değişiklik yine dokunuşunuzu bekler.

Randevu durumları takviminizi izler: beklemede, onaylandı, tamamlanma onayı bekleniyor, tamamlandı, iptal veya gelmedi. Geçmiş bir randevu 48 saat içinde kimse tarafından tamamlandı olarak işaretlenmezse otomatik olarak gelmedi olur. Siparişler ödemeyi (ödenen tutarla birlikte beklemede veya ödendi) ve teslimatı (karşılanmamış, kargoya verildi, teslim edildi, iptal edildi veya başarısız) takip eder. Yukarıdaki isimler ve telefon numarası örnektir.

Bir randevuyu taşımak adım adım nasıl işler?

Siz istersiniz. "Sara'nın randevusunu perşembe saat 3'e al." İki Sara'nız varsa Maya'nın doğru randevuyu seçmesi için hizmeti veya mevcut tarihi de ekleyin.
Maya randevuyu bulur, takviminizde arar ve değişikliği hazırlar.
Bir kart görürsünüz; eski saat ve yeni saat yan yanadır. Uygulamada Onayla, Reddet veya Düzenle seçebilirsiniz. WhatsApp'ta ise Onayla, Şimdi değil ve Ayrıntılar düğmeleriyle birlikte "Onayınız gerekiyor" olarak gelir.
Siz onaylarsınız. Takvim ayarlarınızda "Yapılandırılmış uygunluğu kullan" (varsayılan olarak kapalıdır) açıksa yeni saat o anda açık saatlerinizle karşılaştırılır. Bu arada biri o saati aldıysa değişiklik, çifte randevu oluşturmak yerine "saat müsait değil" notuyla durur.
İşlem tamamlanır. Uygulamadaki takvim güncellenir ve randevu olaylarını webhook ile kendi sistemlerinize gönderiyorsanız onlar da değişikliği alır.
Sara, Maya'dan hiçbir şey duymaz. Ona kendiniz haber verin ya da ekibinizden birine yaptırın.

Sıfırdan randevu oluşturmak için üç şey gerekir: müşterinin adı, bir telefon numarası ve tarih ile saat. Telefon numarası mevcut bir müşteriyle eşleşirse randevu o müşterinin kaydına bağlanır. Bir AI'ın sahip olmadığınız saatleri sunmasını engelleyen kurallar için AI ile randevu alma nasıl çalışmalı yazısına bakın.

Maya neden müşterilerinize mesaj göndermez?

Çünkü sizin için çalışır ve müşterilerinizin konuşacak birileri zaten var. AI çalışanlarınız Instagram'da, WhatsApp'ta, web sitesi sohbetinizde ve telefonda yanıt verir; bir sohbet bir insana ihtiyaç duyduğunda ekibiniz devreye girer. Maya onların nasıl çalışacağını ayarlar. Bir müşteri konuşmasında yanıt veremez, mesaj gönderemez, tek bir sohbette AI'ı duraklatamaz ya da bir sohbeti devralıp birine atayamaz.

Bu ayrım her müşteri konuşmasında tek bir ses olmasını sağlar ve işletmenizi birlikte yönettiğiniz asistanın müşterilerinizle kendi başına konuşmaya başlayamayacağı anlamına gelir. Akşam 9'daki randevu talebini yine AI çalışanınız karşılar (mesai dışı müşteri yakalama yazımız bunun neden önemli olduğunu gösteriyor). Maya ise sizin akşam 9'da aklınıza gelen değişikliği onayınıza hazır hâle getirir.

Randevu öncesi hatırlatma mesajları veya bir WhatsApp kampanyası gibi müşterilere toplu olarak ulaşmak istediğinizde Maya taslağı hazırlar ve hangi onay modunu seçmiş olursanız olun bu her zaman dokunuşunuzu bekler. Bu konu Onayınızı Bekleyen WhatsApp Kampanyaları, Hatırlatmalar ve Arama Listeleri yazısında anlatılıyor.

Hangi hatırlatmalar onay kartını atlar?

Sizin ve ekibiniz için olan hatırlatmalar. Hatırlatılmayı zaten siz istiyorsunuz, bu yüzden bir kart yalnızca fazladan bir dokunuş olurdu.

Bir müşteriye, randevuya veya konuşmaya bağlı olanlar: "Gelecek salı saat 10'da Sara'yı sonuçları için aramamı hatırlat." Size, bir ekip arkadaşınıza veya birkaç kişiye gider ve uygulama içi ve anlık bildirim olarak gelir. Ayrıca bildirimlerinizin Hatırlatıcılar sekmesinde görünür; orada ertelenebilir veya kapatılabilir.
Genel olanlar: "Cuma saat 10'da tedarikçiyi aramamı hatırlat." Bu hatırlatma o saatte bir bildirimle birlikte Maya sohbetinize geri gelir.

Randevu planlamak, işletme sahiplerinin neredeyse yarısı için haftalık bir iş. Time etc için Censuswide'ın 251 ABD'li işletme sahibiyle yaptığı ankette katılımcıların %45'i tipik bir haftada takvim yönetimiyle uğraştığını söyledi.

Buna güvenmeden önce neleri bilmelisiniz?

Dürüst liste:

Kaydın kalmasını istiyorsanız silmek yerine iptal edin. Silmek randevuyu kaldırır; iptal etmek ise kaydı korur, böylece Maya'dan rakamlarınızı istediğinizde hâlâ görünür.
Bir müşteriyi silmek kalıcıdır. Kayıt, AI çalışanlarınızın o kişi hakkında hatırladıklarıyla birlikte silinir; bu yüzden bunu yalnızca gerçekten istediğinizde yapın.
Siparişler bir müşteri ve en az bir kalem gerektirir.
Yapılandırılmış uygunluk kapalıyken randevu, istediğiniz saate girilir. Çakışmaları takvimde kendiniz kontrol edin.
WhatsApp'ta sipariş değişiklikleri (yeni siparişler, ödendi veya teslim edildi, sipariş notları) ile bir randevuyu veya müşteriyi silmek, tek dokunuşluk bir düğme yerine web'de bir inceleme sayfası açar.
Müşterilere mesajlar asla Maya tarafından gönderilmez. Bunun için gelen kutunuzu kullanın.

Tamamlanan ziyaretleri ve iptalleri gerçekleştikleri anda işaretlemek ileride işinize yarar: Maya'ya bu hafta kaç randevu geldiğini sorduğunuzda sayabileceği rakamlara dönüşürler.

Bir sonraki randevunuzu tek cümleyle taşımak ister misiniz? Maya'ya WhatsApp'tan yazın ve deneyin.

SSS

Maya randevusunu taşıdığında müşterime haber verilir mi?

Maya tarafından verilmez. Randevuyu takviminizde değiştirir (varsayılan olarak siz onayladıktan sonra) ve müşteriye hiçbir şey göndermez. Ona kendiniz haber verin ya da ekibinizden isteyin.

Maya AI'ımın tek bir müşteriye yanıt vermesini durdurabilir mi?

Hayır. Tek bir konuşmada AI'ı duraklatmak, gelen kutunuzdaki o konuşmanın içinden yapılır. Maya ise bir kanalın tamamı için AI yanıtlarını açıp kapatabilir; bu farklı bir ayardır.

Maya dolu bir saate randevu oluşturabilir mi?

"Yapılandırılmış uygunluğu kullan" açıksa hayır: randevu siz onayladığınızda kontrol edilir ve saat dolmuşsa durur. Kapalıysa randevu istendiği gibi girilir, bu yüzden çakışmaları kontrol edin.

Ekibim randevuları Maya üzerinden yönetebilir mi?

Evet, Maya'ya erişimleri varsa. İşletme sahibi, yöneticiler ve Maya yetkisi verilen her ekip üyesi değişiklik isteyebilir; hatırlatmalar da bir veya birkaç ekip arkadaşına atanabilir.

Randevuları Sadece İsteyerek Oluşturun, Taşıyın ve İptal Edin