Listes, rappels et tâches programmées par l'IA

Maya, la manager IA intégrée à Entagl, réunit vos listes de choses à faire, vos rappels et vos tâches programmées au même endroit : dites « rappelez-moi jeudi à 10 h d'appeler le fournisseur », et c'est sur une liste, avec un rappel, en un seul message. Cela vaut la peine de déléguer : dans une enquête Censuswide de 2023 pour Time etc menée auprès de 251 dirigeants d'entreprise américains, les tâches administratives occupaient 36 % d'une semaine moyenne de 45,5 heures, et 45 % géraient eux-mêmes leur planning. Elle peut aussi vérifier votre entreprise selon un calendrier, par exemple « toutes les deux heures en semaine, dites-moi si une conversation attend », et lancer un résumé hebdomadaire une fois que vous avez accepté ce qu'il coûte.

Ce guide présente ce qu'une liste peut contenir, les rappels et les vérifications que vous pouvez programmer, le fonctionnement des tâches programmées et ce qu'elles ne font jamais, ainsi que les limites.

Qu'est-ce qu'une liste dans Maya ?

Une liste vous appartient : une simple liste de choses à faire, ou un petit tableau quand il vous faut plus d'une colonne. Les colonnes peuvent contenir du texte, des nombres, des montants, des dates, un choix parmi des options ou une case à cocher. Vous la créez en le demandant :

Vous : Créez une liste appelée Fournisseurs avec les colonnes Fournisseur et Prix.

Maya : C'est fait. Fournisseurs est prête, avec deux colonnes.

Vous : Ajoutez gants 120 et masques 85.

Ensuite, vous la gérez avec des mots simples. Vous pouvez :

ajouter jusqu'à 25 éléments à la fois
cocher des éléments comme faits, et annuler votre dernière modification dans les 10 minutes
modifier, déplacer ou supprimer des éléments, et restaurer une liste ou un élément supprimé pendant 30 jours
reporter un rappel d'une heure ou à demain
lier un élément à un client ou à une réservation, pour que « rappeler au sujet du remboursement » ouvre le bon contact

Demandez « qu'est-ce qui est à faire aujourd'hui ? » ou « qu'est-ce qui est en retard ? », et elle vous le montre pour l'ensemble de vos listes.

Quels rappels pouvez-vous programmer ?

Chaque élément peut porter jusqu'à cinq rappels. Chacun peut se répéter selon le rythme que suit réellement votre travail :

Répétition	Exemple
Une fois	« Rappelez-moi jeudi à 10 h. »
Tous les jours ou du lundi au vendredi	« Du lundi au vendredi à 9 h, rappelez-moi de vérifier les acomptes. »
Certains jours de la semaine	« Les lundis et jeudis à 4 h de l'après-midi, rappelez-moi de commander du stock. »
Un jour du mois	« Le 1er, rappelez-moi d'envoyer les factures. » Ou le dernier jour du mois
Toutes les 1, 2, 3, 4, 6, 8 ou 12 heures, dans une plage horaire	« Toutes les 2 heures, de 9 h à 6 h du soir, rappelez-moi de regarder la messagerie. »

Un rappel récurrent peut continuer sans fin, s'arrêter à une date ou s'arrêter après un nombre de fois défini (jusqu'à 365). Les rappels ne coûtent rien quand ils sont envoyés. Demander à Maya d'en créer un reste un message ordinaire, comme n'importe quel autre.

Les matins où quelque chose arrive à échéance, vous recevez aussi un message À faire aujourd’hui à l'heure de votre choix (8:00, sauf si vous la changez). Les rappels arrivent dans l'application Entagl et sur votre téléphone, dans les quelques minutes qui suivent l'heure prévue. Une vérification créée sur WhatsApp vous rend compte dans cette même conversation WhatsApp. Par défaut, l'écran verrouillé affiche seulement « Vous avez un rappel », pour qu'un élément comme « relancer Ahmet pour le paiement en retard » n'apparaisse pas aux yeux de quiconque jette un œil à votre téléphone. Vous pouvez choisir d'afficher le texte. Si vous avez défini des heures de tranquillité, les notifications sur le téléphone et sur WhatsApp attendent qu'elles se terminent.

Que peut vérifier Maya pour vous selon un calendrier ?

Certains rappels sont en réalité des questions sur votre entreprise. Pour ceux-là, Maya propose des vérifications toutes prêtes qui examinent votre espace de travail selon un calendrier. Demandez-lui de ne vous prévenir que lorsque quelque chose a besoin de vous, et les passages sans rien à signaler restent silencieux :

les conversations auxquelles personne n'a répondu
les conversations qui attendent une personne
un canal qui s'est déconnecté
les réponses que quelqu'un a jugées mauvaises
les crédits qui s'épuisent

Vous : Toutes les 2 heures, de 9 h à 6 h du soir en semaine, vérifiez les conversations sans réponse et prévenez-moi seulement si quelque chose attend.

Comme les rappels, les vérifications ne coûtent rien quand elles s'exécutent. Ce sont les mêmes signaux que les alertes de votre récapitulatif matinal, mais selon un calendrier que vous choisissez.

Qu'est-ce qu'une tâche programmée, et combien coûte-t-elle ?

Une tâche programmée va un cran plus loin : Maya effectue un travail selon un calendrier et vous en rend compte. Vous la décrivez avec vos propres mots :

Vous : Chaque lundi à 9 h, résumez les réservations et les commandes de la semaine dernière.

Maya : Voici ce que cela coûtera par exécution et par mois. Je la programme ?

Elle vous indique le prix par exécution et par mois avant que quoi que ce soit ne soit programmé, et ne la met en place qu'après votre oui. Chaque exécution facture ensuite ce qu'elle a réellement consommé. Deux garde-fous gardent tout cela sous contrôle : si le prix d'une exécution dépasse une fois et demie ce que vous avez accepté (après un changement de tarif, par exemple), la tâche se met en pause et vous redemande votre accord, et si vos crédits ne suffisent pas, cette exécution est sautée.

Chaque résultat arrive dans la conversation privée propre à la tâche, dans Maya, avec une notification dans l'application et sur votre téléphone.

Ce qu'une tâche programmée peut faire ou non est fixé :

Une tâche programmée peut	Une tâche programmée ne peut pas
Lire vos statistiques, réservations, commandes et contacts	Modifier quoi que ce soit dans votre entreprise
Lire les informations de votre entreprise et vos listes, y compris celles partagées avec vous	Écrire à un client
Résumer et suggérer, y compris à partir des résumés de vos conversations avec les clients	Lire les transcriptions complètes des conversations, les fichiers de connaissances ou le web
S'exécuter jusqu'à une fois par jour	S'exécuter toutes les heures

Une tâche ne voit que ce que vous avez le droit de voir. Elle repart aussi de zéro à chaque fois : elle ne voit ni vos conversations avec Maya ni ce qu'elle retient sur vous. Ainsi, un rapport hebdomadaire porte sur les chiffres, pas sur une remarque que vous avez faite mardi dernier.

Si vous préférez agir sur ce que dit le résumé, demandez-le à Maya dans votre conversation habituelle, où chaque modification vous arrive toujours d'abord sous forme de fiche d'approbation. Nous l'expliquons dans changer les réponses de votre assistant IA, simplement en le demandant.

Votre équipe peut-elle utiliser la même liste ?

Oui, si vous la partagez. Seule la personne qui a créé une liste peut la partager, et uniquement avec des collègues qui ont déjà accès à Maya. Chaque collègue reçoit l'autorisation Peut consulter ou Peut modifier :

Peut consulter : il voit la liste et ses éléments.
Peut modifier : il peut aussi ajouter, modifier, cocher et supprimer des éléments.

Vous seul pouvez renommer, supprimer ou partager la liste, ou en définir les rappels. Les rappels d'une liste partagée ne vont toujours qu'à vous. Les listes restent privées par défaut : même le propriétaire et les administrateurs de l'espace de travail ne peuvent pas ouvrir la liste de quelqu'un d'autre.

Où pouvez-vous utiliser les listes ?

Posez vos questions sur vos listes partout où vous parlez à Maya :

dans la conversation avec Maya sur le web et dans l'application mobile Entagl
à la voix dans l'application, comme dans piloter votre entreprise à la voix (pas dans les espaces de travail HIPAA)
par écrit sur WhatsApp, comme dans gérer votre entreprise depuis WhatsApp

L'application mobile affiche vos listes sur un écran à part. Le partage d'une liste et la création d'une tâche programmée se font dans la conversation ou sur le web.

Si vous utilisiez les anciens suivis de Maya (« revérifiez ceci vendredi »), ils ont été déplacés dans une liste appelée Maya checks, avec les mêmes rappels. Les suivis créés dans une conversation privée restent là où ils étaient.

Quelles sont les limites ?

Limite	Valeur
Listes par personne	50
Éléments ouverts par liste	1 000
Éléments par personne, toutes listes confondues	5 000
Colonnes par liste	20
Rappels, vérifications et tâches par élément	5
Rappels et vérifications actifs par personne	50 (200 pour tout l'espace de travail)
Personnes avec qui une liste peut être partagée	20
Tâches programmées par espace de travail (celles en pause comptent)	10

Deux autres points à connaître. Les rappels arrivent près de l'heure prévue, pas à la seconde près. Et les listes servent à votre propre travail : quand une tâche concerne un client, liez l'élément à sa fiche contact au lieu de copier ses coordonnées dans la liste.

Essayez dès maintenant. Écrivez à Maya sur WhatsApp et dites « rappelez-moi demain à 10 h d'appeler le fournisseur ».

FAQ

Les rappels consomment-ils des crédits ?

Pas quand ils s'exécutent. Les rappels, le message À faire aujourd’hui et les vérifications toutes prêtes ne coûtent rien à envoyer. En créer un via Maya reste un message ordinaire. Les tâches programmées sont les seules facturées à chaque exécution, et Maya vous en indique le prix avant d'en programmer une.

Maya peut-elle modifier des choses ou écrire à des clients dans une tâche programmée ?

Non. Une tâche programmée peut seulement lire vos données et faire des suggestions. Elle ne peut ni modifier vos réglages ni écrire à un client. Les modifications passent toujours par votre conversation habituelle avec Maya, sous forme de fiches d'approbation.

Mon équipe recevra-t-elle les rappels d'une liste que je partage avec elle ?

Non. Les rappels d'une liste partagée ne vont qu'à la personne qui l'a créée. Les collègues qui peuvent modifier la liste peuvent ajouter et cocher des éléments, mais les rappels restent les vôtres.

En tant que propriétaire, puis-je voir les listes de mon équipe ?

Non. Une liste n'est visible que par la personne qui l'a créée et par les personnes avec qui elle la partage. Cela vaut aussi pour le propriétaire et les administrateurs de l'espace de travail.

Une tâche programmée peut-elle s'exécuter toutes les heures ?

Non. Les tâches programmées s'exécutent au maximum une fois par jour. Pour jeter un œil à votre messagerie toutes les heures, utilisez plutôt une vérification : elle peut s'exécuter toutes les 1, 2, 3, 4, 6, 8 ou 12 heures dans une plage horaire, et elle ne coûte rien quand elle s'exécute.

Autres guides Maya

Sources : Time etc, « The Big Price Of Small Tasks », enquête Censuswide menée auprès de 251 entrepreneurs américains, du 22 au 28 septembre 2023. Détails du produit vérifiés en novembre 2026.