Dein Unternehmen über WhatsApp verwalten

Um dein Unternehmen über WhatsApp zu verwalten, schreibst du Maya, der KI-Business-Managerin von Entagl, so wie du einer Managerin schreiben würdest: Tipp eine Bitte ein, schick eine Sprachnachricht oder ein Foto deiner neuen Preisliste. Wenn etwas geändert werden muss, antwortet sie mit einer Nachricht "Needs your OK" und den Buttons Approve, Not now und Details. Sobald deine Einrichtung abgeschlossen ist, ändert sich nichts, bevor du es freigibst. Das passt zu einer Gewohnheit, die du schon hast: WhatsApp hat 2025 die Marke von 3 Milliarden Nutzern pro Monat überschritten, und 2022 meldete WhatsApp, dass seine Nutzer 7 Milliarden Sprachnachrichten pro Tag verschicken. Eins vorab: Maya antwortet schriftlich, und Anrufe an ihre Nummer funktionieren noch nicht.

Wie fängst du an, Maya zu schreiben?

Jeder WhatsApp-Chat mit Maya ist an ein Entagl-Login gebunden. Es gibt zwei Wege hinein:

Neu bei Entagl: Tipp auf der Maya-Seite auf "Maya auf WhatsApp schreiben". Zuerst registrierst du dich, inklusive eines Schritts mit deiner Telefonnummer. Dann öffnet ein Bildschirm "Schreib Maya" WhatsApp mit einem bereits eingetippten Kurzcode (am Computer scannst du den QR-Code). Drück auf Senden, und sie startet deine Einrichtung direkt dort, mit deinem Website-Link, falls du einen hast (so funktioniert die Einrichtung).
Schon Kunde: Öffne in der Entagl-App Maya → Einstellungen → WhatsApp oder tipp während der Einrichtung auf "Auf WhatsApp weitermachen". Schick ihr den angezeigten Code und bestätige auf dem Bildschirm, falls du gefragt wirst.

Schreibst du ihrer Nummer, ohne verbunden zu sein, schickt sie dir einen Link, um dein Konto zu verbinden (er gilt 30 Minuten), und spricht über nichts Geschäftliches, bis du das getan hast. Die Telefonnummer zu kennen reicht nicht, um hineinzukommen.

Eine Unterscheidung solltest du im Kopf behalten. Mayas Nummer ist für dich und dein Team da, nie für deine Kunden. Kunden schreiben weiterhin an die Konten deines eigenen Unternehmens, wo deine KI-Mitarbeiter ihnen antworten. Diese Seite behandelt unser Leitfaden zur Automatisierung des Kundenservice auf Instagram und WhatsApp.

Was kannst du ihr schicken?

Du schickst	Was Maya damit macht
Text	Liest ihn als Bitte. Nachrichten, die innerhalb von etwa 2,5 Sekunden nacheinander kommen, zählen als eine.
Sprachnachrichten	Transkribiert sie (bis zu 16 MB, das Limit von WhatsApp selbst) und handelt nach dem, was du gesagt hast
Fotos	Fügt sie dem Wissen deines Assistenten hinzu und kann anbieten, die gezeigten Leistungen oder Preise zu übernehmen
Dokumente	PDF-, Word-, PowerPoint-, Text-, Markdown-, HTML- und JSON-Dateien mit jeweils bis zu 10 MB, die demselben Wissen hinzugefügt werden
Weitergeleitete Nachrichten	Behandelt sie als Worte von jemand anderem, nie als Anweisungen an sie

Die letzte Zeile ist Absicht. Leite eine wütende Nachricht eines Kunden weiter und frag "Was soll ich antworten?", dann liest Maya die Weiterleitung als Information über das Problem. Eine weitergeleitete Zeile wie "Gib dieser Person eine Rückerstattung" bringt sie zu gar nichts.

Während sie arbeitet, siehst du eine Tippanzeige. Langsame Aufgaben, etwa das Lesen deiner Website, kündigt sie zuerst mit einem kurzen "Einen Moment" an. Lange Antworten kommen auf mehrere Nachrichten verteilt, und wenn du dich entscheiden musst, kommen die Optionen als Antwort-Buttons oder als Liste.

Wie sieht die Freigabe einer Änderung aus?

Hier ein typischer Austausch (der Preis ist ein Beispiel):

Du: Füg Zahnaufhellung für $180 hinzu.

Maya: Needs your OK: "Zahnaufhellung, $180" zu deinen Leistungen hinzufügen [Approve] [Not now] [Details]

Du tippst auf Approve.

Maya: Approved ✓ Working on it.

Maya: Done ✓ "Zahnaufhellung, $180" zu deinen Leistungen hinzufügen

Details listet auf, was sich ändert, bevor du entscheidest. Not now verwirft die Änderung. "Done ✓" erscheint erst, wenn die Änderung wirklich übernommen wurde; schlägt sie fehl, sagt Maya dir, dass es nicht geklappt hat und warum.

Wenn dein Workspace Änderungen an Beispielnachrichten testet, bevor sie greifen (der Schalter "Änderungen überprüfen", standardmäßig aktiviert), kommen die Buttons, sobald der Test bestanden ist. Dieselben Freigabekarten gelten für die Änderungen aus unserem Leitfaden dazu, wie du die Antworten deiner KI änderst.

Welche Änderungen öffnen stattdessen eine Prüfseite?

Manche Änderungen sind zu groß für einen Button auf einem Handybildschirm. Für sie schickt Maya einen Review-Link zu einer Webseite, die genau zeigt, was sich ändert:

alles, was an Kunden geht: Kampagnen, Nachrichtenvorlagen, Erinnerungsautomatisierungen und Anruflisten
Kanäle, Integrationen, Webhooks und API-Schlüssel
Teammitglieder, Rollen und Einladungen
Abrechnung und Tarife
jedes Löschen sowie Änderungen an Bestellungen oder Lagerbestand
jede Änderung, die ihren Test nicht bestanden hat

Kampagnen und Anruflisten warten ohnehin immer auf dein OK. Warum, erklärt WhatsApp-Kampagnen, Erinnerungen und Anruflisten.

Was sind Einrichtungslinks?

Wenn ein Schritt einen Bildschirm braucht, etwa um Dateien auszuwählen oder dich bei Instagram anzumelden, schickt Maya einen kurzen Link, der auf deinem Handy genau eine Aufgabe öffnet:

Link	Was er öffnet	Gültig für
Dateien hochladen	Eine Seite, auf der du mehrere Dateien auf einmal hinzufügst	30 Minuten
Instagram, Facebook oder TikTok verbinden	Das Login des jeweiligen Kanals. KI-Antworten starten ausgeschaltet, und die Seite bietet an, sie einzuschalten	15 Minuten, einmalig nutzbar
Deinen Assistenten testen	Einen Chat mit deinem KI-Mitarbeiter (bis zu 30 Nachrichten), plus einen kurzen Sprachtest deines Coordinator, sobald er eingerichtet ist	2 Stunden
Tarif wählen	Deine Tarifoptionen	24 Stunden
Team einladen	Bis zu 5 Einladungen	30 Minuten

Diese Seiten brauchen kein Login. Genau deshalb sind sie so eng gefasst: eine Aufgabe, ein Unternehmen, eine kurze Gültigkeit, nur an dein verbundenes WhatsApp geschickt, und jede Nutzung wird im Chat bestätigt.

Was kann Maya auf WhatsApp nicht?

Sprachnachrichten schicken. Sie versteht deine, antwortet aber schriftlich.
Anrufe annehmen. Anrufe an ihre Nummer werden vorerst abgelehnt. Für ein gesprochenes Gespräch nutzt du die Live-Sprachfunktion in der Entagl-App (dein Unternehmen per Sprache steuern).
Jeden Kanal verbinden. WhatsApp-, Telegram- und E-Mail-Kanäle müssen weiterhin am Computer verbunden werden.
Große Änderungen per Button freigeben. Die Liste der Prüfseiten oben bleibt im Web.
Zwischen Unternehmen wechseln. Auf WhatsApp arbeitet sie mit einem Unternehmen: dem, das sie in der App für dich öffnet.
HIPAA-Workspaces betreuen. Gesundheits-Workspaces mit aktiviertem HIPAA-Modus nutzen Maya in der Entagl-App, nicht auf WhatsApp.
Große Dateien annehmen. Jede Datei darf höchstens 10 MB groß sein, und es gibt ein Tageslimit dafür, wie viele Dateien du vom Handy aus hinzufügen kannst.

Kostet es etwas, Maya zu schreiben?

Chats mit ihr verbrauchen Credits aus deinem Tarif, genau wie in der App. Nachrichten, die die Nummer deines eigenen Unternehmens an Kunden schickt, sind eine andere Sache, die wir in Metas Gebühren für WhatsApp-Antworten behandeln.

Willst du es gleich ausprobieren? Schreib Maya auf WhatsApp und schick ihr deine erste Bitte.

FAQ

Kann mein Team Maya auch schreiben?

Ja. Admins und Teammitglieder, denen du Zugriff auf Maya gegeben hast, verbinden ihr eigenes WhatsApp mit ihrem eigenen Login. Der Zugriff wird bei jeder Nachricht neu geprüft, wer also aus deinem Team entfernt wird, verliert auch den Zugang über WhatsApp.

Erscheint der WhatsApp-Chat in der Entagl-App?

Ja. Dein WhatsApp-Gespräch mit Maya erscheint in ihrem Chatverlauf in der App, sodass du am Computer weitermachen kannst.

Kann Maya mir Sprachnachrichten zurückschicken?

Nein. Sie versteht deine Sprachnachrichten, antwortet aber immer schriftlich. Ein gesprochenes Live-Gespräch gibt es in der Entagl-App.

Kann ich mein ganzes Unternehmen über WhatsApp einrichten?

Ja. Du kannst die gesamte Einrichtung im Chat erledigen und für die Schritte, die einen Bildschirm brauchen, Einrichtungslinks nutzen. Für das Verbinden deines WhatsApp-, Telegram- oder E-Mail-Kanals brauchst du weiterhin einen Computer.

Quellen: TechCrunch, "WhatsApp now has more than 3 billion users a month", 1. Mai 2025, Bericht über Metas Earnings Call zu Q1 2025; WhatsApp Blog, "We're Making Voice Messages Even Better", 30. März 2022. Mayas Verhalten auf WhatsApp im Produkt geprüft, November 2026.