Prenota, sposta e annulla appuntamenti in chat

Per prenotare, spostare o annullare un appuntamento con una richiesta, di' a Maya il cliente e il nuovo orario; lei prepara la modifica come una scheda e, per impostazione predefinita, non succede nulla finché non tocchi Approva. Gli appuntamenti divorano il tempo al telefono: in un sondaggio MGMA Stat di marzo 2026 su 294 responsabili di studi medici, il 31% ha indicato la gestione degli appuntamenti come l'attività telefonica che porta via più tempo al personale. Gli ordini funzionano allo stesso modo: creane uno, segnalo come pagato o consegnato, oppure aggiungi una nota. Quello che Maya non fa è scrivere al cliente; di questo si occupano i tuoi dipendenti AI e il tuo team.

Maya è la business manager AI dentro Entagl. Parla con te, il titolare, nell'app, a voce o su WhatsApp. Questa guida copre la parte del suo lavoro che riguarda i registri: prenotazioni, ordini e clienti.

Cosa può fare Maya con prenotazioni, ordini e clienti?

La pagina di Maya ha l'elenco breve. Più nel dettaglio:

Attività	Prova a dire	Come si applica
Trovare un cliente	"Mostrami tutto su Sara Kaya."	Sola lettura: profilo, note, prenotazioni, ordini e conversazioni
Prenotare	"Prenota Sara per una pulizia dei denti martedì alle 11."	Una scheda da approvare
Spostare	"Sposta l'appuntamento di Sara a giovedì alle 3."	Una scheda con il vecchio e il nuovo orario
Confermare, annullare o segnare l'esito	"Segna l'appuntamento di ieri alle 4 del pomeriggio come non presentato."	Una scheda con il cambio di stato
Aggiungere o modificare un cliente	"Aggiungi Ayşe Demir, +90 555 000 0000, come nuovo lead."	Una scheda
Note sul cliente	"Nota su Sara: preferisce gli orari del mattino."	Una scheda
Creare un ordine	"Nuovo ordine per Ali: due casse della miscela della casa."	Una scheda con le righe dell'ordine e il totale
Aggiornare un ordine	"Segna l'ordine 1042 come consegnato."	Una scheda; la modifica viene aggiunta alla cronologia dell'ordine
Ricordare qualcosa a qualcuno	"Ricorda a Deniz venerdì alle 10 di richiamare Sara."	Impostato subito, senza scheda

Queste schede sono l'impostazione predefinita. Se hai impostato la tua Maya su "Fai tu" (Diretta nell'app), le modifiche a prenotazioni, ordini e clienti si applicano senza scheda, tranne su WhatsApp o dopo che Maya ha letto qualcosa sul web: lì ogni modifica aspetta comunque il tuo tocco.

Gli stati degli appuntamenti seguono il tuo calendario: in attesa, confermato, in attesa di completamento, completato, annullato o non presentato. Un appuntamento passato che nessuno segna come completato entro 48 ore diventa automaticamente non presentato. Gli ordini tengono traccia del pagamento (in sospeso o pagato, con l'importo pagato) e della consegna (non evaso, spedito, consegnato, annullato o non riuscito). I nomi e il numero di telefono qui sopra sono esempi.

Come funziona lo spostamento di un appuntamento, passo dopo passo?

Chiedi. "Sposta l'appuntamento di Sara a giovedì alle 3." Se hai due Sara, aggiungi il servizio o la data attuale, così Maya sceglie la prenotazione giusta.
Maya la trova nel tuo calendario e prepara la modifica.
Vedi una scheda con il vecchio orario e quello nuovo. Nell'app puoi scegliere Approva, Rifiuta o Modifica. Su WhatsApp arriva come "Serve il tuo OK" con i pulsanti Approva, Non ora e Dettagli.
Approvi. Se nelle impostazioni del calendario è attivo "Usa disponibilità strutturata" (disattivato per impostazione predefinita), il nuovo orario viene verificato sulle tue fasce libere in quel momento. Se nel frattempo qualcuno ha preso quella fascia, la modifica si ferma con una nota di "fascia non disponibile" invece di creare una doppia prenotazione.
È fatto. Il calendario nell'app si aggiorna e, se invii gli eventi di prenotazione ai tuoi sistemi tramite webhook, ricevono anche loro la modifica.
Sara non riceve nulla da Maya. Avvisala tu, o fallo fare al tuo team.

Per prenotare da zero servono tre cose: il nome del cliente, un numero di telefono e la data e l'ora. Se il numero corrisponde a un cliente esistente, la prenotazione viene collegata alla sua scheda. Per le regole che impediscono a un'AI di offrire orari che non hai, leggi come dovrebbe funzionare la prenotazione di appuntamenti con l'AI.

Perché Maya non scrive ai tuoi clienti?

Perché lavora per te, e i tuoi clienti hanno già qualcuno con cui parlare. I tuoi dipendenti AI rispondono su Instagram, WhatsApp, chat del sito e telefono; il tuo team interviene quando una chat richiede una persona. Maya imposta il modo in cui lavorano. Non può rispondere in una conversazione con un cliente, inviare un messaggio, mettere in pausa l'AI su una chat, né prendere in carico una chat e assegnarla.

Questa divisione mantiene una sola voce in ogni conversazione con un cliente, e significa che l'assistente con cui gestisci l'attività non può mettersi a parlare con i tuoi clienti di sua iniziativa. Il tuo dipendente AI raccoglie comunque la richiesta di prenotazione delle 9 di sera (il nostro articolo sulla raccolta dei contatti fuori orario spiega perché conta). Maya si occupa della modifica che ti viene in mente alle 9 di sera, pronta per il tuo OK.

Quando invece vuoi raggiungere i clienti in blocco, per esempio con messaggi di promemoria prima degli appuntamenti o una campagna WhatsApp, Maya prepara la bozza e questa aspetta sempre il tuo tocco, qualunque modalità di approvazione tu abbia scelto. Ne parliamo in Campagne WhatsApp, promemoria ed elenchi di chiamate che aspettano il tuo OK.

Quali promemoria saltano la scheda di approvazione?

I promemoria per te e per il tuo team. Sei tu a chiedere di ricordarti qualcosa, quindi una scheda aggiungerebbe solo un tocco in più.

Legati a un cliente, a una prenotazione o a una conversazione: "Ricordami martedì prossimo alle 10 di chiamare Sara per i risultati." Arriva a te, a un collega o a più persone, come notifica nell'app e push. Compare anche nella sezione Promemoria delle tue notifiche, dove puoi posticiparlo o chiuderlo.
Generici: "Ricordami venerdì alle 10 di chiamare il fornitore." Questo torna nella tua chat con Maya a quell'ora, con una notifica.

Gestire l'agenda è un lavoro settimanale per quasi metà dei titolari. In un sondaggio Censuswide su 251 titolari di aziende statunitensi per Time etc, il 45% ha detto di occuparsi della gestione dell'agenda in una settimana tipo.

Cosa dovresti sapere prima di farci affidamento?

L'elenco onesto:

Annulla invece di eliminare se vuoi conservarne traccia. Eliminare rimuove la prenotazione; annullarla la conserva, così compare ancora quando chiedi a Maya i tuoi numeri.
Eliminare un cliente è definitivo. La scheda viene cancellata, insieme a ciò che i tuoi dipendenti AI ricordavano di quella persona, quindi fallo solo se ne sei sicuro.
Gli ordini richiedono un cliente e almeno un articolo.
Senza la disponibilità strutturata, una prenotazione viene inserita all'orario che hai chiesto. Controlla tu il calendario per eventuali sovrapposizioni.
Su WhatsApp, le modifiche agli ordini (nuovi ordini, pagato o consegnato, note sugli ordini) e l'eliminazione di una prenotazione o di un cliente aprono una pagina di revisione sul web invece di un pulsante da toccare.
I messaggi ai clienti non vengono mai inviati da Maya. Per quelli usa la posta in arrivo.

Segnare visite completate e cancellazioni man mano che succedono ripaga dopo: diventano numeri che Maya può contare quando chiedi quante prenotazioni sono arrivate questa settimana.

Vuoi spostare il tuo prossimo appuntamento con una frase? Scrivi a Maya su WhatsApp e provaci.

FAQ

Il mio cliente viene avvisato quando Maya sposta il suo appuntamento?

Non da Maya. Lei cambia la prenotazione nel tuo calendario (per impostazione predefinita, dopo che l'hai approvata) e non invia nulla al cliente. Avvisalo tu o chiedi al tuo team di farlo.

Maya può impedire alla mia AI di rispondere a un cliente?

No. Mettere in pausa l'AI su una conversazione si fa da quella conversazione nella posta in arrivo. Maya può attivare o disattivare le risposte AI per un intero canale, che è un'impostazione diversa.

Maya può prenotare una fascia oraria già occupata?

Se "Usa disponibilità strutturata" è attivo, no: la prenotazione viene verificata quando la approvi e si ferma se la fascia non è più libera. Se è disattivato, la prenotazione viene inserita come richiesto, quindi controlla eventuali sovrapposizioni.

Il mio team può gestire le prenotazioni tramite Maya?

Sì, se ha accesso a Maya. Il titolare, gli amministratori e qualsiasi membro del team con il privilegio Maya possono chiedere modifiche, e i promemoria possono essere assegnati a uno o più colleghi.

Prenota, sposta e annulla appuntamenti con una semplice richiesta