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Listas, recordatorios y revisiones programadas que configuras con solo pedirlo
Cómo Maya lleva tus pendientes, te recuerda las cosas cuando tú decides, revisa tu negocio por ti y prepara un resumen semanal solo después de que aceptes su precio.
Maya, la gestora de negocio con IA de Entagl, reúne en un solo lugar tus listas de pendientes, tus recordatorios y tus tareas programadas: di «recuérdame el jueves a las 10 que llame al proveedor» y queda en una lista, con su recordatorio, en un solo mensaje. Vale la pena delegarlo: en una encuesta de Censuswide de 2023 para Time etc a 251 propietarios de negocios de EE. UU., las tareas administrativas ocupaban el 36% de una semana media de 45,5 horas, y el 45% se encargaba personalmente de gestionar su agenda. También puede revisar tu negocio según un horario, por ejemplo «cada dos horas en días laborables, avísame si hay un chat esperando», y preparar un resumen semanal una vez que hayas aceptado lo que cuesta.
Esta guía cubre qué puede contener una lista, los recordatorios y las revisiones que puedes configurar, cómo funcionan las tareas programadas y lo que nunca hacen, y los límites.
¿Qué es una lista en Maya?
Una lista es tuya: una simple lista de pendientes, o una pequeña tabla cuando necesitas más de una columna. Las columnas pueden contener texto, números, importes, fechas, una opción entre varias o una casilla. La creas pidiéndolo:
Tú: Crea una lista llamada Proveedores con las columnas Proveedor y Precio.
Maya: Hecho. Proveedores ya está lista, con dos columnas.
Tú: Añade guantes 120 y mascarillas 85.
A partir de ahí trabajas con ella con palabras sencillas. Puedes:
- añadir hasta 25 elementos a la vez
- marcar elementos como hechos y deshacer tu último cambio en un plazo de 10 minutos
- editar, mover o eliminar elementos, y restaurar una lista o un elemento eliminado durante 30 días
- posponer un recordatorio una hora o hasta mañana
- vincular un elemento a un cliente o a una reserva, para que «llamar por lo del reembolso» abra el contacto correcto
Pregunta «¿qué vence hoy?» o «¿qué está atrasado?» y te lo muestra reuniendo todas tus listas.
¿Qué recordatorios puedes configurar?
Cada elemento puede llevar hasta cinco recordatorios. Cada uno puede repetirse según el ritmo que de verdad sigue tu trabajo:
| Repetición | Ejemplo |
|---|---|
| Una vez | «Recuérdame el jueves a las 10.» |
| Todos los días o todos los días laborables | «Cada día laborable a las 9, recuérdame revisar los depósitos.» |
| Días de la semana elegidos | «Los lunes y los jueves a las 4, recuérdame hacer el pedido de mercancía.» |
| Un día del mes | «El día 1, recuérdame enviar las facturas.» O el último día del mes |
| Cada 1, 2, 3, 4, 6, 8 o 12 horas, dentro de una franja | «Cada 2 horas de 9 a 6, recuérdame mirar la bandeja de entrada.» |
Un recordatorio que se repite puede no tener fin, terminar en una fecha o terminar tras un número determinado de veces (hasta 365). Los recordatorios no cuestan nada cuando se envían. Pedirle a Maya que configure uno es un mensaje normal para ella, como cualquier otro.
Las mañanas en que algo vence, también recibes un mensaje Para hoy a la hora que elijas (a las 8:00, salvo que la cambies). Los recordatorios llegan a la app de Entagl y a tu teléfono, con unos minutos de margen respecto a la hora que fijaste. Una revisión que configuras en WhatsApp te informa en ese mismo chat de WhatsApp. Por defecto, la pantalla de bloqueo solo dice «Tienes un recordatorio», así que un elemento de la lista como «reclamar el pago atrasado de Ahmet» no lo ve nadie que eche un vistazo a tu teléfono. Puedes elegir que se muestre el texto. Si configuraste un horario de silencio, las notificaciones del teléfono y de WhatsApp esperan a que termine.
¿Qué puede revisar Maya por ti según un horario?
Algunos recordatorios son en realidad preguntas sobre tu negocio. Para esos, Maya tiene revisiones ya preparadas que miran tu espacio de trabajo según un horario. Pídele que solo te avise cuando algo te necesite, y las ejecuciones sin nada que contar se quedan en silencio:
- chats que nadie ha respondido
- chats esperando a una persona
- un canal que se ha desconectado
- respuestas que alguien marcó como malas
- créditos que se están agotando
Tú: Cada 2 horas de 9 a 6 en días laborables, revisa si hay chats sin responder y avísame solo si hay algo esperando.
Como los recordatorios, las revisiones no cuestan nada cuando se ejecutan. Son las mismas señales que las alertas de tu resumen matutino, pero con el horario que tú eliges.
¿Qué es una tarea programada y cuánto cuesta?
Una tarea programada va un paso más allá: Maya hace un trabajo según un horario y te informa del resultado. La describes con tus propias palabras:
Tú: Cada lunes a las 9, resume las reservas y los pedidos de la semana pasada.
Maya: Esto es lo que costará por ejecución y por mes. ¿La programo?
Te dice el precio por ejecución y por mes antes de programar nada, y solo la configura después de que digas que sí. Después, cada ejecución cobra lo que realmente usó. Dos salvaguardas lo mantienen bajo control: si el precio de una ejecución supera una vez y media lo que aceptaste (tras un cambio de precios, por ejemplo), la tarea se pausa y vuelve a preguntarte, y si no te alcanzan los créditos, esa ejecución se omite.
Cada resultado llega al chat privado de la propia tarea en Maya, con una notificación en la app y en tu teléfono.
Lo que una tarea programada puede y no puede hacer está fijado:
| Una tarea programada puede | Una tarea programada no puede |
|---|---|
| Leer tus estadísticas, reservas, pedidos y contactos | Cambiar nada de tu negocio |
| Leer la información de tu negocio y tus listas, incluidas las que otros comparten contigo | Escribir a un cliente |
| Resumir y sugerir, también a partir de resúmenes de los chats con tus clientes | Leer transcripciones completas de chats, archivos de conocimiento o la web |
| Ejecutarse hasta una vez al día | Ejecutarse cada hora |
Una tarea solo ve lo que tú tienes permiso para ver. Además, empieza de cero cada vez: no ve tus chats con Maya ni lo que ella recuerda de ti. Así, un informe semanal trata de las cifras, no de un comentario que hiciste el martes pasado.
Si prefieres actuar según lo que dice el resumen, pídeselo a Maya en tu chat normal, donde cada cambio te sigue llegando primero como tarjeta de aprobación. Lo explicamos en cambia cómo responde tu asistente de IA con solo pedirlo.
¿Tu equipo puede usar la misma lista?
Sí, si la compartes. Solo la persona que creó una lista puede compartirla, y solo con compañeros que ya tienen acceso a Maya. Cada compañero recibe permiso para ver o para editar:
- Ver: puede ver la lista y sus elementos.
- Editar: además, puede añadir, cambiar, marcar y eliminar elementos.
Solo tú puedes renombrar, eliminar o compartir la lista, o configurar sus recordatorios. Los recordatorios de una lista compartida siguen llegándote solo a ti. Las listas son privadas por defecto: ni siquiera el propietario y los administradores del espacio de trabajo pueden abrir la lista de otra persona.
¿Dónde puedes usar las listas?
Pregunta por tus listas en cualquier lugar donde hables con Maya:
- en el chat de Maya en la web y en la app de Entagl para el móvil
- por voz en la app, como en dirige tu negocio por voz (no en espacios de trabajo HIPAA)
- por escrito en WhatsApp, como en gestiona tu negocio desde WhatsApp
La app del móvil muestra tus listas en su propia pantalla. Compartir una lista y configurar una tarea programada se hacen en el chat o en la web.
Si usabas los antiguos seguimientos de Maya («vuelve a revisar esto el viernes»), se han trasladado a una lista llamada Maya checks, con los mismos recordatorios. Los seguimientos creados en un chat privado se quedan donde estaban.
¿Cuáles son los límites?
| Límite | Valor |
|---|---|
| Listas por persona | 50 |
| Elementos abiertos por lista | 1.000 |
| Elementos por persona, sumando todas las listas | 5.000 |
| Columnas por lista | 20 |
| Recordatorios, revisiones y tareas por elemento | 5 |
| Recordatorios y revisiones activos por persona | 50 (200 en todo el espacio de trabajo) |
| Personas con las que se puede compartir una lista | 20 |
| Tareas programadas por espacio de trabajo (las pausadas cuentan) | 10 |
Dos cosas más que conviene saber. Los recordatorios llegan cerca de la hora que fijaste, no al segundo. Y las listas guardan tu propio trabajo: cuando una tarea tiene que ver con un cliente, vincula el elemento a su contacto en lugar de copiar sus datos en la lista.
Prueba uno ahora. Escríbele a Maya por WhatsApp y dile «recuérdame mañana a las 10 que llame al proveedor».
FAQ
¿Los recordatorios consumen créditos?
No cuando se ejecutan. Los recordatorios, el mensaje Para hoy y las revisiones ya preparadas no cuestan nada al enviarse. Configurar uno a través de Maya es un mensaje normal para ella. Las tareas programadas son las únicas que se cobran por ejecución, y Maya te dice el precio antes de programar una.
¿Puede Maya cambiar cosas o escribir a clientes en una tarea programada?
No. Una tarea programada solo puede leer tus datos y sugerir. No puede cambiar tus ajustes ni escribir a un cliente. Los cambios siguen pasando por tu chat normal con Maya, como tarjetas de aprobación.
¿Mi equipo recibirá los recordatorios de una lista que comparta con ellos?
No. Los recordatorios de una lista compartida solo le llegan a la persona que la creó. Los compañeros con permiso para editar pueden añadir y marcar elementos, pero los recordatorios siguen siendo tuyos.
¿Puedo ver las listas de mi equipo si soy el propietario?
No. Una lista solo la ven la persona que la creó y las personas con las que la comparte. Eso también se aplica al propietario y a los administradores del espacio de trabajo.
¿Puede una tarea programada ejecutarse cada hora?
No. Las tareas programadas se ejecutan como mucho una vez al día. Para mirar tu bandeja de entrada cada hora, usa una revisión: puede ejecutarse cada 1, 2, 3, 4, 6, 8 o 12 horas dentro de una franja horaria, y no cuesta nada cuando se ejecuta.
Más guías de Maya
- Un resumen matutino para tu negocio: lo que te necesita hoy
- Un asistente de IA que recuerda cómo trabajas
- ¿Cuántas reservas hay esta semana? Pregúntale a tu negocio con palabras sencillas
- Gestiona tu negocio desde WhatsApp
- Dirige tu negocio por voz
- Reserva, mueve y cancela citas con solo pedirlo
Fuentes: Time etc, "The Big Price Of Small Tasks", encuesta de Censuswide a 251 emprendedores de EE. UU., del 22 al 28 de septiembre de 2023. Detalles del producto verificados en noviembre de 2026.