KI-To-do-Listen, Erinnerungen und geplante Aufgaben

Maya, die KI-Business-Managerin in Entagl, führt deine To-do-Listen, Erinnerungen und geplanten Aufgaben an einem Ort: Sag "Erinner mich Donnerstag um 10 daran, den Lieferanten anzurufen", und mit einer einzigen Nachricht steht es auf einer Liste, samt Erinnerung. Das abzugeben lohnt sich: In einer Censuswide-Umfrage von 2023 für Time etc unter 251 Unternehmensinhabern in den USA nahmen Verwaltungsaufgaben 36 % einer durchschnittlichen Arbeitswoche von 45,5 Stunden ein, und 45 % kümmerten sich selbst um ihre Terminplanung. Maya kann dein Unternehmen auch nach Zeitplan prüfen, etwa "sag mir werktags alle zwei Stunden, ob ein Chat wartet", und eine wöchentliche Zusammenfassung erstellen, sobald du dem zugestimmt hast, was sie kostet.

Dieser Leitfaden erklärt, was eine Liste enthalten kann, welche Erinnerungen und Prüfungen du einrichten kannst, wie geplante Aufgaben funktionieren und was sie nie tun, und wo die Grenzen liegen.

Was ist eine Liste in Maya?

Eine Liste gehört dir: eine einfache To-do-Liste oder eine kleine Tabelle, wenn du mehr als eine Spalte brauchst. Spalten können Text, Zahlen, Geldbeträge, Daten, eine Auswahl aus Optionen oder ein Kontrollkästchen enthalten. Du legst sie an, indem du darum bittest:

Du: Leg eine Liste namens Lieferanten mit den Spalten Lieferant und Preis an.

Maya: Erledigt. Lieferanten ist bereit, mit zwei Spalten.

Du: Füg Handschuhe 120 und Masken 85 hinzu.

Ab dann arbeitest du in einfachen Worten damit. Du kannst:

bis zu 25 Einträge auf einmal hinzufügen
Einträge abhaken und deine letzte Änderung innerhalb von 10 Minuten rückgängig machen
Einträge bearbeiten, verschieben oder löschen und eine gelöschte Liste oder einen gelöschten Eintrag 30 Tage lang wiederherstellen
eine Erinnerung um eine Stunde oder bis morgen zurückstellen
einen Eintrag mit einem Kunden oder einer Buchung verknüpfen, damit "wegen der Rückerstattung zurückrufen" den richtigen Kontakt öffnet

Frag "Was ist heute fällig?" oder "Was ist überfällig?", und sie zeigt es dir über all deine eigenen Listen hinweg.

Welche Erinnerungen kannst du einrichten?

Jeder Eintrag kann bis zu fünf Erinnerungen haben. Jede davon kann sich nach dem Muster wiederholen, dem deine Arbeit tatsächlich folgt:

Wiederholung	Beispiel
Einmal	"Erinner mich Donnerstag um 10."
Jeden Tag oder jeden Werktag	"Erinner mich jeden Werktag um 9 daran, die Einzahlungen zu prüfen."
Ausgewählte Wochentage	"Erinner mich montags und donnerstags um 4 daran, Ware zu bestellen."
Ein Tag im Monat	"Erinner mich am 1. daran, Rechnungen zu verschicken." Oder am letzten Tag des Monats
Alle 1, 2, 3, 4, 6, 8 oder 12 Stunden, innerhalb eines Zeitfensters	"Erinner mich alle 2 Stunden von 9 bis 6 daran, in den Posteingang zu schauen."

Eine wiederkehrende Erinnerung kann ohne Ende laufen, an einem Datum enden oder nach einer festgelegten Anzahl von Malen (bis zu 365) aufhören. Erinnerungen kosten nichts, wenn sie verschickt werden. Maya zu bitten, eine einzurichten, ist eine normale Nachricht an sie, wie jede andere.

An Tagen, an denen etwas fällig ist, bekommst du morgens außerdem eine Nachricht Heute fällig, zu einer Uhrzeit deiner Wahl (8:00, wenn du nichts änderst). Erinnerungen kommen in der Entagl-App und auf deinem Handy an, innerhalb weniger Minuten nach der eingestellten Uhrzeit. Eine Prüfung, die du auf WhatsApp einrichtest, meldet sich in diesem WhatsApp-Chat zurück. Standardmäßig zeigt der Sperrbildschirm nur "Du hast eine Erinnerung", sodass ein Listeneintrag wie "Ahmet wegen der überfälligen Zahlung anmahnen" niemandem angezeigt wird, der auf dein Handy schaut. Du kannst wählen, den Text anzuzeigen. Wenn du Ruhezeiten eingestellt hast, warten Benachrichtigungen auf dem Handy und auf WhatsApp, bis sie enden.

Was kann Maya nach Zeitplan für dich prüfen?

Manche Erinnerungen sind eigentlich Fragen zu deinem Unternehmen. Dafür hat Maya fertige Prüfungen, die sich deinen Workspace nach Zeitplan ansehen. Bitte sie, sich nur zu melden, wenn etwas dich braucht, dann bleiben Durchläufe ohne Befund still:

Chats, auf die niemand geantwortet hat
Chats, die auf eine Person warten
ein Kanal, der getrennt wurde
Antworten, die jemand als schlecht markiert hat
Credits, die knapp werden

Du: Prüf werktags alle 2 Stunden von 9 bis 6 auf unbeantwortete Chats und sag mir nur Bescheid, wenn etwas wartet.

Wie Erinnerungen kosten auch Prüfungen nichts, wenn sie laufen. Es sind dieselben Signale wie die Hinweise in deiner Morgen-Übersicht, nur nach einem Zeitplan, den du wählst.

Was ist eine geplante Aufgabe, und was kostet sie?

Eine geplante Aufgabe geht einen Schritt weiter: Maya erledigt nach Zeitplan eine Arbeit und berichtet dir. Du beschreibst sie in deinen eigenen Worten:

Du: Fass jeden Montag um 9 die Buchungen und Bestellungen der letzten Woche zusammen.

Maya: So viel kostet es pro Ausführung und pro Monat. Soll ich es einplanen?

Sie nennt dir den Preis pro Ausführung und pro Monat, bevor irgendetwas eingeplant wird, und richtet es erst ein, nachdem du Ja gesagt hast. Jede Ausführung berechnet dann, was sie wirklich verbraucht hat. Zwei Schutzmechanismen halten das im Rahmen: Steigt der Preis einer Ausführung über das Anderthalbfache dessen, was du vereinbart hast (etwa nach einer Preisänderung), pausiert die Aufgabe und fragt dich erneut, und wenn deine Credits nicht reichen, wird diese Ausführung übersprungen.

Jedes Ergebnis landet im eigenen privaten Chat der Aufgabe bei Maya, mit einer Benachrichtigung in der App und auf deinem Handy.

Was eine geplante Aufgabe kann und was nicht, ist fest vorgegeben:

Eine geplante Aufgabe kann	Eine geplante Aufgabe kann nicht
Deine Statistiken, Buchungen, Bestellungen und Kontakte lesen	Irgendetwas in deinem Unternehmen ändern
Deine Unternehmensinfos und deine Listen lesen, auch solche, die mit dir geteilt wurden	Einem Kunden schreiben
Zusammenfassen und Vorschläge machen, auch anhand von Zusammenfassungen deiner Kundenchats	Vollständige Chatverläufe, Wissensdateien oder das Web lesen
Bis zu einmal am Tag laufen	Jede Stunde laufen

Eine Aufgabe sieht nur, was du sehen darfst. Außerdem beginnt sie jedes Mal von vorn: Sie sieht weder deine Chats mit Maya noch, was Maya sich über dich gemerkt hat. So bleibt ein Wochenbericht bei den Zahlen und nicht bei einer Bemerkung, die du letzten Dienstag gemacht hast.

Willst du auf das reagieren, was in der Zusammenfassung steht, frag Maya in deinem normalen Chat, wo jede Änderung weiterhin zuerst als Freigabekarte zu dir kommt. Das behandeln wir in Die Antworten deines KI-Assistenten ändern, einfach indem du fragst.

Kann dein Team dieselbe Liste nutzen?

Ja, wenn du sie teilst. Nur die Person, die eine Liste angelegt hat, kann sie teilen, und nur mit Teammitgliedern, die schon Zugriff auf Maya haben. Jedes Teammitglied bekommt Kann ansehen oder Kann bearbeiten:

Kann ansehen: Die Person sieht die Liste und ihre Einträge.
Kann bearbeiten: Sie kann außerdem Einträge hinzufügen, ändern, abhaken und löschen.

Nur du kannst die Liste umbenennen, löschen oder teilen oder ihre Erinnerungen einstellen. Erinnerungen auf einer geteilten Liste gehen weiterhin nur an dich. Listen bleiben standardmäßig privat: Selbst der Inhaber und die Admins des Workspace können die Liste einer anderen Person nicht öffnen.

Wo kannst du Listen nutzen?

Frag überall nach deinen Listen, wo du mit Maya sprichst:

im Maya-Chat im Web und in der Entagl-App fürs Handy
per Sprache in der App, wie in Dein Unternehmen per Sprache steuern (nicht in HIPAA-Workspaces)
per Textnachricht auf WhatsApp, wie in Dein Unternehmen über WhatsApp verwalten

Die Handy-App zeigt deine Listen auf einem eigenen Bildschirm. Eine Liste teilen und eine geplante Aufgabe einrichten kannst du im Chat oder im Web.

Wenn du Mayas ältere Folgeprüfungen genutzt hast ("prüf das am Freitag noch mal"), sind sie in eine Liste namens Maya checks umgezogen, mit denselben Erinnerungen. Folgeprüfungen aus einem privaten Chat bleiben, wo sie waren.

Wo liegen die Grenzen?

Grenze	Wert
Listen pro Person	50
Offene Einträge pro Liste	1.000
Einträge pro Person, über alle Listen	5.000
Spalten pro Liste	20
Erinnerungen, Prüfungen und Aufgaben pro Eintrag	5
Laufende Erinnerungen und Prüfungen pro Person	50 (200 für den ganzen Workspace)
Personen, mit denen eine Liste geteilt werden kann	20
Geplante Aufgaben pro Workspace (pausierte zählen mit)	10

Zwei Dinge solltest du noch wissen. Erinnerungen kommen nah an der eingestellten Uhrzeit an, nicht auf die Sekunde genau. Und Listen enthalten deine eigene Arbeit: Geht es bei einer Aufgabe um einen Kunden, verknüpf den Eintrag mit seinem Kontakt, statt seine Daten in die Liste zu kopieren.

Probier es gleich aus. Schreib Maya auf WhatsApp und sag "Erinner mich morgen um 10 daran, den Lieferanten anzurufen".

FAQ

Kosten Erinnerungen Credits?

Nicht, wenn sie laufen. Erinnerungen, die Nachricht Heute fällig und die fertigen Prüfungen kosten beim Versand nichts. Eine davon über Maya einzurichten, ist eine normale Nachricht an sie. Nur geplante Aufgaben werden pro Ausführung berechnet, und Maya nennt dir den Preis, bevor sie eine einplant.

Kann Maya in einer geplanten Aufgabe Dinge ändern oder Kunden schreiben?

Nein. Eine geplante Aufgabe kann deine Daten nur lesen und Vorschläge machen. Sie kann weder deine Einstellungen ändern noch einem Kunden schreiben. Änderungen laufen weiterhin über deinen normalen Chat mit Maya, als Freigabekarten.

Bekommt mein Team die Erinnerungen einer Liste, die ich mit ihm teile?

Nein. Erinnerungen auf einer geteilten Liste gehen nur an die Person, die sie angelegt hat. Teammitglieder mit Bearbeitungsrechten können Einträge hinzufügen und abhaken, aber die Erinnerungen bleiben deine.

Kann ich als Inhaber die Listen meines Teams sehen?

Nein. Eine Liste ist nur für die Person sichtbar, die sie angelegt hat, und für die Leute, mit denen sie sie teilt. Das gilt auch für den Inhaber und die Admins des Workspace.

Kann eine geplante Aufgabe jede Stunde laufen?

Nein. Geplante Aufgaben laufen höchstens einmal am Tag. Für einen stündlichen Blick in deinen Posteingang nimmst du stattdessen eine Prüfung: Sie kann alle 1, 2, 3, 4, 6, 8 oder 12 Stunden innerhalb eines Zeitfensters laufen und kostet nichts, wenn sie läuft.

Weitere Maya-Leitfäden

Quellen: Time etc, "The Big Price Of Small Tasks", Censuswide-Umfrage unter 251 Unternehmern in den USA, 22. bis 28. September 2023. Produktdetails geprüft im November 2026.