AI ile Yapılacaklar, Hatırlatma ve Planlı Görevler

Entagl'ın içindeki AI işletme yöneticisi Maya, yapılacaklar listelerinizi, hatırlatmalarınızı ve planlı görevlerinizi tek bir yerde tutar: "perşembe saat 10'da tedarikçiyi aramamı hatırlat" deyin, tek bir mesajla hem listeye girsin hem de hatırlatması kurulsun. Bu işi devretmeye değer: Censuswide'ın 2023'te Time etc için yaptığı ve 251 ABD'li işletme sahibinin katıldığı ankette idari işler ortalama 45,5 saatlik bir çalışma haftasının %36'sını alıyordu ve katılımcıların %45'i takvim yönetimini kendisi yapıyordu. Maya ayrıca işletmenizi bir plana göre kontrol edebilir, örneğin "hafta içi her iki saatte bir, bekleyen bir sohbet varsa bana söyle", ve maliyetini kabul ettiğinizde haftalık bir özet çalıştırabilir.

Bu rehber bir listenin neleri tutabildiğini, kurabileceğiniz hatırlatmaları ve kontrolleri, planlı görevlerin nasıl işlediğini ve asla neleri yapmadığını ve sınırları anlatıyor.

Maya'da liste nedir?

Liste size aittir: sade bir yapılacaklar listesi ya da birden fazla sütuna ihtiyaç duyduğunuzda küçük bir tablo. Sütunlarda metin, sayı, para, tarih, seçeneklerden biri ya da bir onay kutusu tutulabilir. Listeyi isteyerek kurarsınız:

Siz: Tedarikçiler adında, Tedarikçi ve Fiyat sütunları olan bir liste oluştur.

Maya: Tamam. Tedarikçiler iki sütunla hazır.

Siz: Eldiven 120 ve maske 85 ekle.

Bundan sonra listeyle sade bir dille çalışırsınız. Şunları yapabilirsiniz:

tek seferde en fazla 25 öğe eklemek
öğeleri tamamlandı olarak işaretlemek ve son değişikliğinizi 10 dakika içinde geri almak
öğeleri düzenlemek, taşımak veya silmek; silinen bir listeyi ya da öğeyi 30 gün boyunca geri yüklemek
bir hatırlatmayı bir saatliğine ya da yarına kadar ertelemek
bir öğeyi bir müşteriye ya da randevuya bağlamak; böylece "iade için geri ara" doğru kişi kaydını açar

"Bugün ne yapmam gerekiyor?" ya da "Neler gecikti?" diye sorun, Maya bunları kendi listelerinizin tamamından toplayıp gösterir.

Hangi hatırlatmaları kurabilirsiniz?

Her öğede en fazla beş hatırlatma olabilir. Her biri, işinizin gerçekte izlediği düzene göre tekrarlanabilir:

Tekrar	Örnek
Bir kez	"Perşembe saat 10'da bana hatırlat."
Her gün veya hafta içi her gün	"Hafta içi her gün saat 9'da kaporaları kontrol etmemi hatırlat."
Seçtiğiniz günler	"Pazartesi ve perşembe günleri saat 4'te stok siparişi vermemi hatırlat."
Ayın bir günü	"Ayın 1'inde fatura göndermemi hatırlat." Ya da ayın son günü
Bir zaman aralığı içinde her 1, 2, 3, 4, 6, 8 veya 12 saatte bir	"9'dan 6'ya kadar her 2 saatte bir gelen kutusuna bakmamı hatırlat."

Tekrarlanan bir hatırlatma süresiz çalışabilir, bir tarihte ya da belirli sayıda tekrardan sonra (en fazla 365) durabilir. Hatırlatmalar gönderildiklerinde hiçbir ücrete mal olmaz. Maya'dan bir hatırlatma kurmasını istemek ise ona yazdığınız diğer mesajlar gibi normal bir mesajdır.

Yapılacak bir şeyin olduğu sabahlarda, seçtiğiniz saatte (değiştirmezseniz 8:00) bir Bugün yapılacaklar mesajı da alırsınız. Hatırlatmalar, ayarladığınız saatten birkaç dakika içinde Entagl uygulamasına ve telefonunuza gelir. WhatsApp'tan kurduğunuz bir kontrol, sonucunu o WhatsApp sohbetine bildirir. Varsayılan olarak kilit ekranında yalnızca "Bir hatırlatmanız var" yazar; böylece "Ahmet'ten geciken ödemeyi takip et" gibi bir liste öğesi telefonunuza göz atan kimseye görünmez. İsterseniz metnin gösterilmesini seçebilirsiniz. Sessiz saatler ayarladıysanız telefon ve WhatsApp bildirimleri bu saatler bitene kadar bekler.

Maya sizin için neleri bir plana göre kontrol edebilir?

Bazı hatırlatmalar aslında işletmenizle ilgili sorulardır. Bunlar için Maya'nın, çalışma alanınıza belirli bir plana göre bakan hazır kontrolleri vardır. Ondan yalnızca sizi bekleyen bir şey olduğunda haber vermesini isteyin; bildirecek bir şey olmayan çalıştırmalar sessiz geçer:

kimsenin yanıtlamadığı sohbetler
bir kişiyi bekleyen sohbetler
bağlantısı kesilen bir kanal
birinin kötü olarak işaretlediği yanıtlar
azalan krediler

Siz: Hafta içi 9'dan 6'ya kadar her 2 saatte bir yanıtsız sohbetleri kontrol et ve yalnızca bekleyen bir şey varsa bana söyle.

Hatırlatmalar gibi kontroller de çalıştıklarında hiçbir ücrete mal olmaz. Bunlar sabah özetinizdeki uyarılarla aynı sinyallerdir, yalnızca sizin seçtiğiniz bir zaman çizelgesine göre çalışırlar.

Planlı görev nedir ve ne kadara mal olur?

Planlı görev bir adım daha ileri gider: Maya bir işi belirli bir plana göre yapar ve size sonucu bildirir. Görevi kendi sözlerinizle anlatırsınız:

Siz: Her pazartesi saat 9'da geçen haftanın randevularını ve siparişlerini özetle.

Maya: Çalıştırma başına ve aylık maliyeti şöyle. Planlayayım mı?

Herhangi bir şey planlanmadan önce çalıştırma başına ve aylık ücreti söyler ve görevi ancak siz evet dedikten sonra kurar. Ardından her çalıştırma, gerçekte ne kullandıysa o kadar ücretlendirilir. İki koruma bunu kontrol altında tutar: bir çalıştırmanın ücreti (örneğin bir fiyat değişikliğinden sonra) kabul ettiğinizin bir buçuk katının üzerine çıkarsa görev duraklar ve size yeniden sorar; kredileriniz yetersizse o çalıştırma atlanır.

Her sonuç, Maya'da göreve ait özel sohbete düşer; uygulamada ve telefonunuzda da bir bildirim gelir.

Planlı bir görevin neleri yapıp neleri yapamayacağı sabittir:

Planlı bir görev şunları yapabilir	Planlı bir görev şunları yapamaz
İstatistiklerinizi, randevularınızı, siparişlerinizi ve kişilerinizi okumak	İşletmenizde herhangi bir şeyi değiştirmek
İşletme bilgilerinizi ve sizinle paylaşılanlar dahil listelerinizi okumak	Bir müşteriye mesaj göndermek
Müşteri sohbetlerinizin özetlerinden de yararlanarak özetlemek ve öneride bulunmak	Sohbet dökümlerinin tamamını, bilgi dosyalarını veya web'i okumak
Günde en fazla bir kez çalışmak	Her saat çalışmak

Bir görev yalnızca sizin görmeye yetkili olduğunuz şeyleri görür. Ayrıca her seferinde sıfırdan başlar: Maya ile sohbetlerinizi ya da Maya'nın sizinle ilgili hatırladıklarını görmez. Bu sayede haftalık rapor, geçen salı yaptığınız bir yorumla değil, rakamlarla ilgili kalır.

Özette yazanlara göre harekete geçmek isterseniz Maya'ya normal sohbetinizde söyleyin; orada her değişiklik yine önce size bir onay kartı olarak gelir. Bunu yapay zeka asistanınızın yanıtlarını sadece isteyerek değiştirin yazısında anlatıyoruz.

Ekibiniz aynı listeyi kullanabilir mi?

Evet, paylaşırsanız. Bir listeyi yalnızca onu oluşturan kişi paylaşabilir ve yalnızca Maya'ya zaten erişimi olan ekip arkadaşlarıyla. Her ekip arkadaşı görüntüleme ya da düzenleme yetkisi alır:

Görüntüleme: listeyi ve öğelerini görebilir.
Düzenleme: ayrıca öğe ekleyebilir, değiştirebilir, tamamlandı olarak işaretleyebilir ve silebilir.

Listeyi yeniden adlandırabilen, silebilen, paylaşabilen ya da hatırlatmalarını kurabilen yalnızca sizsiniz. Paylaşılan bir listedeki hatırlatmalar da yine yalnızca size gelir. Listeler varsayılan olarak özeldir: çalışma alanının sahibi ve yöneticileri bile başka birinin listesini açamaz.

Listeleri nerede kullanabilirsiniz?

Maya ile konuştuğunuz her yerde listelerinizi sorabilirsiniz:

web'de ve Entagl telefon uygulamasında Maya sohbetinde
uygulamada sesle, işletmenizi sesinizle yönetin yazısında olduğu gibi (HIPAA çalışma alanlarında değil)
WhatsApp'ta yazarak, işletmenizi WhatsApp'tan yönetin yazısında olduğu gibi

Telefon uygulaması listelerinizi kendi ekranında gösterir. Bir listeyi paylaşmak ve planlı görev kurmak ise sohbette ya da web'de yapılır.

Maya'nın eski takiplerini ("cuma günü buna tekrar bak") kullandıysanız, bunlar aynı hatırlatmalarla birlikte Maya checks (Maya kontrolleri) adlı bir listeye taşındı. Özel bir sohbette oluşturulan takipler oldukları yerde kalır.

Sınırlar neler?

Sınır	Değer
Kişi başına liste	50
Liste başına açık öğe	1.000
Tüm listelerde kişi başına öğe	5.000
Liste başına sütun	20
Öğe başına hatırlatma, kontrol ve görev	5
Kişi başına çalışan hatırlatma ve kontrol	50 (tüm çalışma alanı için 200)
Bir listenin paylaşılabileceği kişi	20
Çalışma alanı başına planlı görev (duraklatılanlar dahil)	10

Bilmeniz gereken iki şey daha var. Hatırlatmalar ayarladığınız saate yakın gelir, saniyesi saniyesine değil. Listeler de sizin kendi işinizi tutar: bir iş bir müşteriyle ilgiliyse müşterinin bilgilerini listeye kopyalamak yerine öğeyi onun kişi kaydına bağlayın.

Hemen birini deneyin. Maya'ya WhatsApp'tan yazın ve "yarın saat 10'da tedarikçiyi aramamı hatırlat" deyin.

SSS

Hatırlatmalar kredi kullanır mı?

Çalıştıklarında kullanmaz. Hatırlatmaların, Bugün yapılacaklar mesajının ve hazır kontrollerin gönderilmesi ücretsizdir. Maya aracılığıyla bunlardan birini kurmak ona yazdığınız normal bir mesajdır. Çalıştırma başına ücretlendirilen tek şey planlı görevlerdir ve Maya bir görevi planlamadan önce size ücretini söyler.

Maya planlı bir görevde bir şeyleri değiştirebilir ya da müşterilere mesaj gönderebilir mi?

Hayır. Planlı bir görev yalnızca verilerinizi okuyabilir ve öneride bulunabilir. Ayarlarınızı değiştiremez ya da bir müşteriye mesaj gönderemez. Değişiklikler yine Maya ile normal sohbetinizden, onay kartları olarak geçer.

Paylaştığım bir listedeki hatırlatmalar ekibime de gider mi?

Hayır. Paylaşılan bir listedeki hatırlatmalar yalnızca listeyi oluşturan kişiye gider. Düzenleme yetkisi olan ekip arkadaşları öğe ekleyebilir ve tamamlandı olarak işaretleyebilir, ama hatırlatmalar size ait kalır.

İşletme sahibi olarak ekibimin listelerini görebilir miyim?

Hayır. Bir liste yalnızca onu oluşturan kişiye ve onun paylaştığı kişilere görünür. Bu kural çalışma alanının sahibi ve yöneticileri için de geçerlidir.

Planlı bir görev her saat çalışabilir mi?

Hayır. Planlı görevler günde en fazla bir kez çalışır. Gelen kutunuza saatlik bakmak için bunun yerine bir kontrol kullanın: bir zaman aralığı içinde her 1, 2, 3, 4, 6, 8 veya 12 saatte bir çalışabilir ve çalıştığında hiçbir ücrete mal olmaz.

Diğer Maya rehberleri

Kaynaklar: Time etc, "The Big Price Of Small Tasks", 251 ABD'li girişimciyle yapılan Censuswide anketi, 22 ile 28 Eylül 2023 arası. Ürün ayrıntıları Kasım 2026'da kontrol edildi.