Liste, promemoria e attività programmate con l'AI

Maya, la business manager AI dentro Entagl, tiene in un unico posto le tue liste di cose da fare, i promemoria e le attività programmate: di' "ricordami giovedì alle 10 di chiamare il fornitore" ed è in una lista, con un promemoria, in un solo messaggio. Vale la pena delegarlo: in un sondaggio Censuswide del 2023 per Time etc su 251 titolari d'azienda statunitensi, le attività amministrative occupavano il 36% di una settimana media di 45.5 ore, e il 45% gestiva da solo la propria agenda. Maya può anche controllare la tua attività a orari fissi, per esempio "ogni due ore nei giorni feriali, dimmi se c'è una chat in attesa", ed eseguire un riepilogo settimanale dopo che ne hai accettato il costo.

Questa guida spiega cosa può contenere una lista, quali promemoria e controlli puoi impostare, come funzionano le attività programmate e cosa non fanno mai, e quali sono i limiti.

Cos'è una lista in Maya?

Una lista è tua: un semplice elenco di cose da fare, o una piccola tabella quando ti serve più di una colonna. Le colonne possono contenere testo, numeri, importi, date, una scelta tra opzioni o una casella di spunta. La imposti chiedendolo:

Tu: Crea una lista chiamata Fornitori con le colonne Fornitore e Prezzo.

Maya: Fatto. Fornitori è pronta, con due colonne.

Tu: Aggiungi guanti 120 e mascherine 85.

Da quel momento ci lavori con parole semplici. Puoi:

aggiungere fino a 25 elementi alla volta
spuntare gli elementi completati, e annullare la tua ultima modifica entro 10 minuti
modificare, spostare o eliminare elementi, e ripristinare una lista o un elemento eliminato per 30 giorni
rimandare un promemoria di un'ora o a domani
collegare un elemento a un cliente o a una prenotazione, così "richiamare per il rimborso" apre il contatto giusto

Chiedi "cosa scade oggi?" o "cosa è in ritardo?" e lei te lo mostra, prendendolo da tutte le tue liste.

Quali promemoria puoi impostare?

Ogni elemento può avere fino a cinque promemoria. Ognuno può ripetersi secondo lo schema che il tuo lavoro segue davvero:

Ripetizione	Esempio
Una volta	"Ricordamelo giovedì alle 10."
Ogni giorno o ogni giorno feriale	"Ogni giorno feriale alle 9, ricordami di controllare gli acconti."
Giorni della settimana a scelta	"Il lunedì e il giovedì alle 4, ricordami di ordinare la merce."
Un giorno del mese	"Il 1°, ricordami di inviare le fatture." Oppure l'ultimo giorno del mese
Ogni 1, 2, 3, 4, 6, 8 o 12 ore, dentro una fascia oraria	"Ogni 2 ore dalle 9 alle 6, ricordami di guardare la posta in arrivo."

Un promemoria che si ripete può andare avanti senza fine, fermarsi a una data o fermarsi dopo un certo numero di volte (fino a 365). I promemoria non costano nulla quando vengono inviati. Chiedere a Maya di impostarne uno è un normale messaggio a lei, come qualsiasi altro.

Nelle mattine in cui c'è qualcosa in scadenza, ricevi anche un messaggio In scadenza oggi all'ora che scegli (le 8:00, se non la cambi). I promemoria arrivano nell'app Entagl e sul telefono, entro pochi minuti dall'orario impostato. Un controllo impostato su WhatsApp ti risponde in quella chat WhatsApp. Per impostazione predefinita la schermata di blocco dice solo "Hai un promemoria", così un elemento come "sollecitare il pagamento in ritardo di Ahmet" non si vede se qualcuno dà un'occhiata al tuo telefono. Puoi scegliere di mostrare il testo. Se hai impostato gli orari silenziosi, le notifiche sul telefono e su WhatsApp aspettano che finiscano.

Cosa può controllare Maya per te a orari fissi?

Alcuni promemoria sono in realtà domande sulla tua attività. Per questi Maya ha controlli già pronti che esaminano il tuo spazio di lavoro a orari fissi. Chiedile di avvisarti solo quando qualcosa richiede te, e le esecuzioni senza nulla da segnalare restano silenziose:

chat a cui nessuno ha risposto
chat in attesa di una persona
un canale che si è scollegato
risposte che qualcuno ha segnato come sbagliate
crediti in esaurimento

Tu: Ogni 2 ore dalle 9 alle 6 nei giorni feriali, controlla le chat senza risposta e avvisami solo se c'è qualcosa in attesa.

Come i promemoria, i controlli non costano nulla quando vengono eseguiti. Sono gli stessi segnali degli avvisi del tuo riepilogo mattutino, ma con orari che scegli tu.

Cos'è un'attività programmata e quanto costa?

Un'attività programmata fa un passo in più: Maya svolge un lavoro a orari fissi e ti riferisce il risultato. La descrivi con parole tue:

Tu: Ogni lunedì alle 9, riassumi le prenotazioni e gli ordini della settimana scorsa.

Maya: Ecco quanto costerà a ogni esecuzione e al mese. La programmo?

Ti dice il prezzo per esecuzione e al mese prima che venga programmato qualcosa, e la imposta solo dopo il tuo sì. Ogni esecuzione addebita poi quello che ha usato davvero. Due protezioni tengono tutto sotto controllo: se il prezzo di un'esecuzione sale oltre una volta e mezza quanto hai accettato (dopo una variazione di prezzo, per esempio), l'attività si mette in pausa e ti chiede di nuovo il consenso, e se i crediti non bastano, quell'esecuzione viene saltata.

Ogni risultato arriva nella chat privata dell'attività in Maya, con una notifica nell'app e sul telefono.

Cosa può e non può fare un'attività programmata è stabilito una volta per tutte:

Un'attività programmata può	Un'attività programmata non può
Leggere le tue statistiche, prenotazioni, ordini e contatti	Modificare qualcosa nella tua azienda
Leggere le informazioni sull'attività e le tue liste, comprese quelle condivise con te	Scrivere a un cliente
Riassumere e suggerire, anche partendo dai riepiloghi delle chat con i tuoi clienti	Leggere le trascrizioni complete delle chat, i file di conoscenza o il web
Essere eseguita fino a una volta al giorno	Essere eseguita ogni ora

Un'attività vede solo ciò che puoi vedere tu. Inoltre riparte da zero ogni volta: non vede le tue chat con Maya né ciò che lei ricorda di te. Così un report settimanale parla dei numeri, non di un commento che hai fatto martedì scorso.

Se preferisci agire in base a ciò che dice il riepilogo, chiedilo a Maya nella tua chat normale, dove ogni modifica ti arriva comunque prima come scheda di approvazione. Ne parliamo in cambia come risponde il tuo assistente AI, ti basta chiederlo.

Il tuo team può usare la stessa lista?

Sì, se la condividi. Solo chi ha creato una lista può condividerla, e solo con membri del team che hanno già accesso a Maya. Ogni membro del team riceve Può visualizzare o Può modificare:

Può visualizzare: vede la lista e i suoi elementi.
Può modificare: può anche aggiungere, cambiare, spuntare ed eliminare elementi.

Solo tu puoi rinominare, eliminare o condividere la lista, o impostarne i promemoria. I promemoria di una lista condivisa arrivano comunque solo a te. Le liste restano private per impostazione predefinita: nemmeno il titolare e gli amministratori dello spazio di lavoro possono aprire la lista di qualcun altro.

Dove puoi usare le liste?

Chiedi delle tue liste ovunque parli con Maya:

nella chat di Maya sul web e nell'app Entagl per telefono
a voce nell'app, come in gestisci la tua attività a voce (non negli spazi di lavoro HIPAA)
per iscritto su WhatsApp, come in gestisci la tua attività da WhatsApp

L'app per telefono mostra le tue liste in una schermata dedicata. La condivisione di una lista e la creazione di un'attività programmata si fanno in chat o sul web.

Se usavi i vecchi follow-up di Maya ("ricontrolla venerdì"), ora si trovano in una lista chiamata Maya checks, con gli stessi promemoria. I follow-up creati in una chat privata restano dov'erano.

Quali sono i limiti?

Limite	Valore
Liste per persona	50
Elementi da completare per lista	1,000
Elementi per persona, su tutte le liste	5,000
Colonne per lista	20
Promemoria, controlli e attività per elemento	5
Promemoria e controlli attivi per persona	50 (200 per l'intero spazio di lavoro)
Persone con cui si può condividere una lista	20
Attività programmate per spazio di lavoro (contano anche quelle in pausa)	10

Altre due cose da sapere. I promemoria arrivano vicino all'orario impostato, non al secondo. E le liste contengono il tuo lavoro: quando una cosa da fare riguarda un cliente, collega l'elemento al suo contatto invece di copiarne i dati nella lista.

Provalo subito. Scrivi a Maya su WhatsApp e di' "ricordami domani alle 10 di chiamare il fornitore".

FAQ

I promemoria consumano crediti?

Non quando vengono eseguiti. I promemoria, il messaggio In scadenza oggi e i controlli già pronti non costano nulla all'invio. Impostarne uno tramite Maya è un normale messaggio a lei. Le attività programmate sono le uniche addebitate a ogni esecuzione, e Maya ti dice il prezzo prima di programmarne una.

Maya può cambiare qualcosa o scrivere ai clienti in un'attività programmata?

No. Un'attività programmata può solo leggere i tuoi dati e dare suggerimenti. Non può cambiare le tue impostazioni né scrivere a un cliente. Le modifiche passano comunque dalla tua chat normale con Maya, come schede di approvazione.

Il mio team riceverà i promemoria di una lista che condivido?

No. I promemoria di una lista condivisa vanno solo a chi l'ha creata. I membri del team con il permesso di modifica possono aggiungere e spuntare elementi, ma i promemoria restano tuoi.

Come titolare, posso vedere le liste del mio team?

No. Una lista è visibile solo a chi l'ha creata e alle persone con cui la condivide. Questo vale anche per il titolare e gli amministratori dello spazio di lavoro.

Un'attività programmata può essere eseguita ogni ora?

No. Le attività programmate vengono eseguite al massimo una volta al giorno. Per dare un'occhiata ogni ora alla posta in arrivo, usa invece un controllo: può essere eseguito ogni 1, 2, 3, 4, 6, 8 o 12 ore dentro una fascia oraria, e non costa nulla quando viene eseguito.

Altre guide su Maya

Fonti: Time etc, "The Big Price Of Small Tasks", sondaggio Censuswide su 251 imprenditori statunitensi, dal 22 al 28 settembre 2023. Dettagli del prodotto verificati a novembre 2026.