قوائم مهام وتذكيرات ومهام مجدولة بالذكاء الاصطناعي

تحتفظ Maya، مديرة الأعمال بالذكاء الاصطناعي داخل Entagl، بقوائم مهامك وتذكيراتك ومهامك المجدولة في مكان واحد: قل "ذكّريني يوم الخميس الساعة 10 بالاتصال بالمورّد" فيُضاف إلى قائمة، مع تذكير، في رسالة واحدة. وهذا عمل يستحق أن تكله إلى غيرك: ففي استطلاع أجرته Censuswide لصالح Time etc عام 2023 وشمل 251 من أصحاب الأعمال في الولايات المتحدة، استهلكت المهام الإدارية 36% من أسبوع عمل متوسطه 45.5 ساعة، وتولّى 45% منهم إدارة جداولهم بأنفسهم. ويمكنها أيضًا أن تفحص نشاطك التجاري وفق جدول، مثل "كل ساعتين في أيام العمل، أخبريني إن كانت هناك محادثة تنتظر"، وأن تشغّل ملخصًا أسبوعيًا بعد أن توافق على تكلفته.

يتناول هذا الدليل ما يمكن أن تحتويه القائمة، والتذكيرات والفحوصات التي يمكنك ضبطها، وكيف تعمل المهام المجدولة وما الذي لا تفعله أبدًا، والحدود.

ما هي القائمة في Maya؟

القائمة ملكك أنت: قائمة مهام بسيطة، أو جدول صغير عندما تحتاج إلى أكثر من عمود. ويمكن أن تحتوي الأعمدة على نص، أو أرقام، أو مبالغ مالية، أو تواريخ، أو اختيار من بين خيارات، أو خانة اختيار. وتُعدّها بأن تطلب:

أنت: أنشئي قائمة اسمها "الموردون" فيها عمودان: المورّد والسعر.

Maya: تم. قائمة "الموردون" جاهزة بعمودين.

أنت: أضيفي القفازات 120 والكمامات 85.

ومن ذلك الحين تتعامل معها بكلمات بسيطة. يمكنك:

إضافة حتى 25 عنصرًا في المرة الواحدة
تحديد العناصر كمنجزة، والتراجع عن آخر تغيير خلال 10 دقائق
تعديل العناصر أو نقلها أو حذفها، واستعادة قائمة أو عنصر محذوف خلال 30 يومًا
تأجيل تذكير لمدة ساعة أو حتى الغد
ربط عنصر بعميل أو بحجز، بحيث يفتح عنصر مثل "معاودة الاتصال بشأن الاسترداد" جهة الاتصال الصحيحة

اسأل "ما المستحق اليوم؟" أو "ما المتأخر؟" فتعرض لك ذلك من جميع قوائمك.

ما التذكيرات التي يمكنك ضبطها؟

يمكن أن يحمل كل عنصر حتى خمسة تذكيرات. ويمكن لكل منها أن يتكرر وفق النمط الذي يسير عليه عملك فعلًا:

التكرار	مثال
مرة واحدة	"ذكّريني يوم الخميس الساعة 10."
كل يوم أو كل يوم عمل	"كل يوم عمل الساعة 9، ذكّريني بمراجعة الإيداعات."
أيام محددة من الأسبوع	"أيام الإثنين والخميس الساعة 4، ذكّريني بطلب البضاعة."
يوم من الشهر	"في يوم 1، ذكّريني بإرسال الفواتير." أو آخر يوم من الشهر
كل 1 أو 2 أو 3 أو 4 أو 6 أو 8 أو 12 ساعة، داخل نافذة زمنية	"كل ساعتين من 9 إلى 6، ذكّريني بإلقاء نظرة على صندوق الوارد."

يمكن للتذكير المتكرر أن يستمر دون نهاية، أو أن يتوقف في تاريخ معيّن، أو بعد عدد محدد من المرات (حتى 365). ولا تكلّف التذكيرات شيئًا عند إرسالها. أما طلبك من Maya أن تضبط تذكيرًا فهو رسالة عادية إليها، مثل أي رسالة أخرى.

وفي الصباحات التي يكون فيها شيء مستحقًا، تصلك أيضًا رسالة مستحق اليوم في وقت تختاره (8:00 ما لم تغيّره). وتصل التذكيرات في تطبيق Entagl وعلى هاتفك، في غضون دقائق قليلة من الوقت الذي حددته. والفحص الذي تُعدّه على WhatsApp يرسل نتيجته في محادثة WhatsApp نفسها. وافتراضيًا لا تعرض شاشة القفل سوى عبارة "لديك تذكير"، فلا يظهر عنصر في القائمة مثل "مطالبة Ahmet بالدفعة المتأخرة" لأي شخص يلقي نظرة على هاتفك. ويمكنك أن تختار عرض النص. وإذا ضبطت ساعات الهدوء، فإن إشعارات الهاتف وWhatsApp تنتظر حتى تنتهي.

ما الذي يمكن أن تفحصه Maya نيابةً عنك وفق جدول؟

بعض التذكيرات هي في الحقيقة أسئلة عن نشاطك التجاري. ولهذه، لدى Maya فحوصات جاهزة تطّلع على مساحة عملك وفق جدول. اطلب منها ألا تخبرك إلا عندما يحتاجك شيء ما، فتبقى المرات التي لا تجد فيها ما تبلغ عنه صامتة:

المحادثات التي لم يرد عليها أحد
المحادثات التي تنتظر شخصًا
قناة انقطع اتصالها
الردود التي علّمها أحدهم بأنها سيئة
رصيد يوشك على النفاد

أنت: كل ساعتين من 9 إلى 6 في أيام العمل، افحصي المحادثات التي بلا رد ولا تخبريني إلا إذا كان هناك شيء ينتظر.

ومثل التذكيرات، لا تكلّف الفحوصات شيئًا عند تشغيلها. وهي الإشارات نفسها التي تظهر في تنبيهات ملخصك الصباحي، لكن وفق جدول زمني تختاره أنت.

ما هي المهمة المجدولة، وكم تكلّف؟

تذهب المهمة المجدولة خطوة أبعد: تؤدي Maya عملًا ما وفق جدول ثم ترسل إليك النتيجة. وتصفها بكلماتك أنت:

أنت: كل يوم إثنين الساعة 9، لخّصي حجوزات الأسبوع الماضي وطلباته.

Maya: هذه تكلفتها لكل تشغيل ولكل شهر. هل أجدولها؟

تخبرك بالسعر لكل تشغيل ولكل شهر قبل جدولة أي شيء، ولا تُعدّ المهمة إلا بعد أن توافق. ثم يُحتسب كل تشغيل بما استهلكه فعلًا. وهناك ضمانتان تُبقيانها تحت السيطرة: إذا ارتفع سعر التشغيل إلى أكثر من مرة ونصف مما وافقت عليه (بعد تغيير في الأسعار مثلًا)، تتوقف المهمة مؤقتًا وتسألك من جديد، وإذا لم يكفِ رصيدك، يُتخطّى ذلك التشغيل.

وتصل كل نتيجة إلى محادثة خاصة بالمهمة نفسها داخل Maya، مع إشعار في التطبيق وعلى هاتفك.

وما تستطيع المهمة المجدولة فعله وما لا تستطيعه محدد سلفًا:

تستطيع المهمة المجدولة	لا تستطيع المهمة المجدولة
قراءة إحصاءاتك وحجوزاتك وطلباتك وجهات اتصالك	تغيير أي شيء في نشاطك التجاري
قراءة معلومات نشاطك التجاري وقوائمك، بما فيها القوائم المشتركة معك	مراسلة أي عميل
التلخيص والاقتراح، بما في ذلك من ملخصات محادثاتك مع العملاء	قراءة نصوص المحادثات كاملة أو ملفات المعرفة أو الويب
العمل مرة واحدة في اليوم كحد أقصى	العمل كل ساعة

ولا ترى المهمة إلا ما يُسمح لك أنت برؤيته. كما تبدأ من الصفر في كل مرة: فلا ترى محادثاتك مع Maya ولا ما تتذكره عنك. وهذا يُبقي التقرير الأسبوعي عن الأرقام، لا عن ملاحظة قلتها يوم الثلاثاء الماضي.

وإذا أردت التصرف بناءً على ما يقوله الملخص، فاطلب ذلك من Maya في محادثتك العادية، حيث يصلك كل تغيير أولًا على شكل بطاقة موافقة كالمعتاد. ونتناول ذلك في غيّر طريقة رد مساعد الذكاء الاصطناعي بمجرد أن تطلب.

هل يستطيع فريقك استخدام القائمة نفسها؟

نعم، إذا شاركتها. لا يستطيع مشاركة القائمة إلا الشخص الذي أنشأها، ولا يشاركها إلا مع زملاء لديهم صلاحية الوصول إلى Maya بالفعل. ويحصل كل زميل على صلاحية عرض أو تعديل:

عرض: يستطيع رؤية القائمة وعناصرها.
تعديل: يستطيع أيضًا إضافة العناصر وتغييرها وتحديدها كمنجزة وحذفها.

وأنت وحدك من يستطيع إعادة تسمية القائمة أو حذفها أو مشاركتها أو ضبط تذكيراتها. وتذكيرات القائمة المشتركة تصلك أنت وحدك. والقوائم تبقى خاصة افتراضيًا: حتى مالك مساحة العمل ومسؤولوها لا يستطيعون فتح قائمة شخص آخر.

أين يمكنك استخدام القوائم؟

اسأل عن قوائمك في أي مكان تتحدث فيه مع Maya:

في محادثة Maya على الويب وفي تطبيق Entagl على الهاتف
بالصوت في التطبيق، كما في أدِر نشاطك التجاري بصوتك (غير متاح في مساحات العمل الخاضعة لـ HIPAA)
بالكتابة على WhatsApp، كما في أدِر نشاطك التجاري من WhatsApp

ويعرض تطبيق الهاتف قوائمك في شاشة خاصة بها. أما مشاركة القائمة وإعداد مهمة مجدولة فيتمّان في المحادثة أو على الويب.

وإذا كنت تستخدم المتابعات القديمة في Maya ("راجعي هذا مرة أخرى يوم الجمعة")، فقد انتقلت إلى قائمة اسمها Maya checks، بالتذكيرات نفسها. أما المتابعات التي أُنشئت في محادثة خاصة فتبقى حيث كانت.

ما هي الحدود؟

الحد	القيمة
القوائم لكل شخص	50
العناصر المفتوحة في كل قائمة	1,000
العناصر لكل شخص، في جميع القوائم	5,000
الأعمدة في كل قائمة	20
التذكيرات والفحوصات والمهام لكل عنصر	5
التذكيرات والفحوصات العاملة لكل شخص	50 (200 لمساحة العمل كلها)
عدد الأشخاص الذين يمكن مشاركة قائمة واحدة معهم	20
المهام المجدولة لكل مساحة عمل (تُحتسب المهام الموقوفة مؤقتًا)	10

وأمران آخران ينبغي أن تعرفهما. تصل التذكيرات قريبًا من الوقت الذي حددته، لا في الثانية نفسها. والقوائم مخصصة لعملك أنت: فعندما تتعلق مهمة بعميل، اربط العنصر بجهة اتصاله بدلًا من نسخ بياناته إلى القائمة.

جرّب واحدًا الآن. راسل Maya على WhatsApp وقل "ذكّريني غدًا الساعة 10 بالاتصال بالمورّد".

FAQ

هل تستهلك التذكيرات أرصدة؟

ليس عند تشغيلها. لا يكلّف إرسال التذكيرات ورسالة مستحق اليوم والفحوصات الجاهزة شيئًا. أما إعداد أحدها عبر Maya فهو رسالة عادية إليها. والمهام المجدولة وحدها تُحتسب عن كل تشغيل، وتخبرك Maya بالسعر قبل أن تجدول أيًا منها.

هل تستطيع Maya تغيير الأشياء أو مراسلة العملاء في مهمة مجدولة؟

لا. المهمة المجدولة تستطيع فقط قراءة بياناتك والاقتراح. لا تستطيع تغيير إعداداتك أو مراسلة أي عميل. وتظل التغييرات تمر عبر محادثتك العادية مع Maya، على شكل بطاقات موافقة.

هل سيتلقى فريقي التذكيرات على قائمة أشاركها معهم؟

لا. تذكيرات القائمة المشتركة تصل فقط إلى الشخص الذي أنشأها. ويستطيع الزملاء الذين لديهم صلاحية التعديل إضافة العناصر وتحديدها كمنجزة، لكن التذكيرات تبقى لك.

هل أستطيع رؤية قوائم فريقي بصفتي المالك؟

لا. لا تظهر القائمة إلا للشخص الذي أنشأها ولمن يشاركها معهم. وينطبق ذلك على مالك مساحة العمل ومسؤوليها أيضًا.

هل يمكن أن تعمل مهمة مجدولة كل ساعة؟

لا. تعمل المهام المجدولة مرة واحدة في اليوم كحد أقصى. ولإلقاء نظرة على صندوق الوارد كل ساعة، استخدم فحصًا بدلًا منها: فهو يستطيع العمل كل 1 أو 2 أو 3 أو 4 أو 6 أو 8 أو 12 ساعة داخل نافذة زمنية، ولا يكلّف شيئًا عند تشغيله.

قوائم وتذكيرات وفحوصات مجدولة تُعدّها بمجرد أن تطلب